初めての外国人雇用◆労務管理編/外国人雇用雇用の困りごとQ&A集B

人事労務管理Q&A集.jpg 

 

このページでは、外国会社や外国人会社の人事労務管理について、わかりやすいQ&A方式で説明しています。

当事務所が更新している icon.mini.gif 日本で働く外国人に関するブログで、取り上げているトピックと連動しているご質問に関しては、ブログ記事のリンク先もご覧ください。(このQ&Aよりも詳細に解説しています。)  

 

icon.mini.gif 外国人雇用に関する、その他の記事は下記リンクをクリックしてご覧ください。

 

 icon.mini.gif 外国人社員の就労ビザ取得手続きについては、下記のページからリンクをご覧ください。

 

 


 

■ 外国人雇用のQ&A集B

お探しの情報がない場合は、icon.mini.gif 外国人雇用の困りごとQ&A集一覧 に戻り、こちらからも他のQ&A集を検索してください。

 

 

 

 

 

 

※ ご覧になりたい項目をクリックしていただければ文頭にジャンプします。

※  paper!.gifは、当事務所オリジナルの書式(日本語・英語版)が公開されているQ&Aです。

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                            質問内容

 

Q16

 

給与明細の英文

paper!.gif外国人向けに配布する給与明細を英語で作りたいと思います。具体的にはどのように作成したらいいですか? 

icon.mini.gif 【当事務所ブログに連動記事あり/リンク先へジャンプ】

 

Q17

 

育児介護休業規程の英文翻訳

paper!.gif外国人社員から育児介護休業を取得したいという申し出がありました。日本人社員と同様に休業をさせなければいけませんか?取得させる場合、当社の育児介護休業規程の英文翻訳を作成したいと思いますが、どのように作ればよいか教えてください。

icon.mini.gif 【当事務所ブログに連動記事あり/リンク先へジャンプ】 ※英語

 

Q18 

 

日本の社会保険について親会社への説明は? 

paper!.gif【2016.3.11更新】 日本に外国会社の(駐在員事務所/日本支店/日本支社)を設立しました。労災保険・雇用保険・健康保険・厚生年金保険に加入したいのですが、親会社の外国人が日本の社会保障制度に知識がなく加入手続きを進めることができません。どのように説得すればいいでしょうか。 

icon.mini.gif 【当事務所ブログに連動記事あり/リンク先へジャンプ】 ※英語

icon.mini.gif 【当事務所ブログに連動記事あり/リンク先へジャンプ】 ※日本語

 

Q19

 

来年度の労働保険・社会保険の保険料率変更

外国法人の日本支社です。来年2012年分の日本支社の人件費(予算)を親会社に提出する必要があります。労災保険・雇用保険などの労働保険と健康保険・厚生年金保険などの社会保険の保険料率はどうなるのでしょうか。変更がありますか?変更料率や時期などについて教えてください。 

icon.mini.gif 【当事務所ブログに連動記事あり/リンク先へジャンプ】 ※英語

 

Q20

 

日本支店を設立して初めての採用に関わる人事労務管理 

paper!.gif外国法人で日本に支店を設立したばかりです。初めて従業員を雇いました人事労務管理について、まず何から始めればいいのかわかりません。最低限何をすればいいのか、親会社の外国人にも説明しなければいけないのでわかりやすく英語で説明してください。

icon.mini.gif 【当事務所ブログに連動記事あり/リンク先へジャンプ】 ※英語  

Q21 

2012年7月にスタートした新しい外国人の在留管理制度について企業の人事担当者が押さえておくべきポイント 

【New!】  外国人社員を雇用している企業の人事担当者です。2012年7月に大きな入管法の改正がありましたよね? 入国管理局の資料やホームページを見たのですが、企業の人事担当者として外国人の労務管理について具体的に何をしなければいけないのかがよくわかりません。わかりやすく、法改正のポイントについて教えてください。  

Q22  2012年7月の新しい在留管理制度で義務化された、外国人社員・退職時の入国管理局向けの届出 

【New!】  paper!.gif外国人社員を雇用している企業の人事担当者です。2012年7月の入管法の改正によって、外国人社員を雇用する事業所は、外国人社員(取締役などの役員も含む)が退職したときに、入国管理局に対して届出をしなければならなくなったと聞きました。それは本当ですか?本当なら、どのような内容の届出をしなけれればいけないのでしょうか?

 

 

 

 



【Q16】

外国人向けに配布する給与明細を英語で作りたいと思います。具体的にはどのように作成したらいいですか?

 

【A】

給与明細に通常記載する手当や控除に関する、日本語と英文について一覧表(リスト)を公開しています。下記リンクをクリック、ファイルをご覧ください。

 

PDFファイルですので、リンクをクリックしていただければファイルが開きます。また、内容は当事務所のオリジナルです。そのままご利用いただいて結構です。

 

 

paper!.gif 給与明細(日本語・英語併記)のサンプルファイルはこちら。  

 

 

icon.mini.gif 「給与明細の英語版がなぜ必要なのか?」について、当事務所の、「日本で働く外国人についてのブログ」でも詳しく解説しています。こちらもご覧ください。

 

※ 当事務所では、外資系企業・日系企業企業様むけに給与計算業務も行っております。当事務所のサービス内容にご興味がございましたら、お問合せください。

 

 

 

 

  



【Q17】

外国人社員から育児介護休業を取得したいという申し出がありました。日本人社員と同様に休業をさせなければいけませんか?取得させる場合、当社の育児介護休業規程の英文翻訳を作成したいと思いますが、どのように作ればよいか教えてください。

 

【A】

まず、外国人社員に対して育児介護休業を与えなければいけないかどうか、というご質問についてですが、育児・介護休業法とは、1991年に制定された、育児・介護を行う会社員が、育児や介護を行うために休業ができるよう定められた法律です。

この法律で定めらている、育児・介護休業の取得条件に該当する全ての労働者については、会社は、社員の国籍に拘わらず、育児介護休業を与えなければなりません。

 

休業が認められる細かい要件や法律の詳細については、下記、厚生労働省のウェブ・リーフレットをご覧ください。

※ 育児介護休業法のあらまし(厚生労働省HP) 

 

なお、以下に、育児介護休業法のポイントについて記載しておきます。

また、育児介護休業規程には、育児介護休業を取得できる社員の定義づけや、休業取得時の細かい手続き・休業期間中の給与の取扱についてなど細かい規定を、社員が理解できるようきちんと記載しておく必要があります。

また、休業を取得する社員が外国人社員の場合、それらについて彼らが理解できる言語(例:英語)で作成された規程を会社に備え付けておくこと事も重要でしょう。

 

当事務所オリジナルの育児介護休業規程(日本語・英語併記版/一部)もサンプルとして公開しておきますのでこちらもご参考にしていただいた上で、御社独自の育児介護休業規程の英文翻訳版を作成し、外国人社員の皆さんに配布してください。

paper!.gif 育児介護休業規程(日本語・英語併記版)サンプルファイルはこちらです。 

※ 当事務所のオリジナルファイルです。当事務所では育児介護休業規程を始めとした各種人事規程の英文翻訳(英語Native翻訳者担当)もお受けしております。ご興味がございましたら、下記問合せ方法などをご覧頂き、ご連絡ください。

 

icon.mini.gif 各種人事規程の英文翻訳について

icon.mini.gif 見積など、当事務所へのお問合せ方法

 

■ 育児介護休業法・育児介護休業制度のポイント 

 

【1】育児休業制度とは?

育児介護休業法の規定によって、会社は、育児を行う社員が申し出た場合は、子供が1歳又は一定の事情(例:子供を入れる保育所の確保ができない等)がある場合は1歳6ヶ月になるまでの間、社員に対して育児介護休暇を与えなければいけません。ただし、会社は、育児休業を与える社員の条件を次のように限定する事ができます。

 

  • 1年以上勤続している社員
  • 対象となる子供が1歳になる日(1歳の誕生日の前日)以降、引き続き、その会社で雇用されることが明らかな社員


【2】 介護休業制度とは?

育児介護休業法の規定によって、会社は、介護を行う社員が申し出た場合は、「要介護状態」にある家族1人について、「常時介護を必要とする状態ごとに」1回、「通算して93日間」の介護休業を与えなければいけません。

※「要介護状態」、「常時介護を必要とする状態ごとに」とは、育児介護休業法で細かくガイドラインが決められています。このガイドラインに定められた条件に当てはまった介護状況にある家族を対象として、介護休業が与えられる、ということです。

 

【3】 子の看護休暇制度

育児介護休業法の規定によって、会社は、小学校に入る前までの子供を育てる社員が申し出た場合は、病気や怪我をした子供の看護のために「1年に5日まで」(最低限:会社の育児休業規程に定める事によって、会社の判断で5日以上の休暇を与えることもできます。ただし、5日以下にはできません。)

 

【4】 不利益取扱の禁止

育児介護休業法の規定によって、会社は、育児介護休業や子供の看護休暇を申し出た社員に対して、解雇や配置転換など、社員に不利益になる取扱をしてはいけません。

 

【5】 時間外労働の制限

育児介護休業法の規定によって、会社は、育児や介護を行う社員が申し出た場合は、1ヶ月24時間超、1年に150時間超の時間外労働(残業)をさせることはできません。


【6】 深夜業の制限

育児介護休業法の規定によって、会社は、育児や介護を行う社員が申し出た場合は、深夜業(午後10時から午前5時までの間の勤務)をさせることはできません。


【7】 勤務時間の短縮などの措置 ※ 努力義務/強制力はありません。

育児介護休業法の規定によって、会社は、3歳未満の子供を育てている社員や介護を行う社員に対して、下記のような、勤務時間の短縮をうながす措置を行わなければいけません。

 

  • 短時間勤務制度の導入
  • フレックスタイム制の導入
  • 始業・就業時刻の繰上げ・繰り下げ
  • 所定外労働をさせない制度作り
  • 託児施設の(職場内)設置又はベビーシッターの手配


【8】 転勤についての配慮

育児介護休業法の規定によって、会社は、育児や介護を行う社員の転勤について配慮をしなければいけません。

 

【9】 職業家庭両立推進者の選任 ※ 努力義務/強制力はありません。

育児介護休業法の規定によって、会社は、社員が育児介護を行うために必要な職場の雰囲気作りなどを行う業務を行う、「職業家庭両立推進者」の選任をしなければいけません。

「職業家庭両立推進者」の届出がお済みでない企業については育児介護休業規程の策定と同時に、この「職業家庭両立推進者」を選任し、都道府県労働局の雇用均等室に届出を行ってください。

 

【補足ポイント】 育児・介護休業中の社員に対する給与について

無給としてかまいません。なぜなら、各休業を行う社員に対しては、雇用保険から、「育児介護休業給付金」又は「介護休業給付金」が給付されるからです。

ただし、一定の条件に当てはまっている必要があります。もちろん、会社自体が、雇用保険に加入していない場合は給付金は支給されませんのでご注意ください。

 

 



【Q18】

日本に外国会社の(駐在員事務所/日本支店/日本支社)を設立しました。労災保険・雇用保険・健康保険・厚生年金保険に加入したいのですが、親会社の外国人が日本の社会保障制度に知識がなく加入手続きを進めることができません。どのように説得すればいいでしょうか。 

 

【A】

外国人がオーナーとなり、事業(個人事業・法人含む)を立ち上げたときや、外国法人が日本に拠点を設立した場合、条件に当てはまれば、全ての事業主は労災・雇用・健康・厚生年金に加入しなければいけないことになっています。

 

ただ、外国人オーナーの方は特に、日本の社会保険について知識をお持ちでないことが多いため、社会保険に加入するまでに時間がかかってしまったり、加入しなければいけないことをご存知なく、そのまま未加入になってしまうことも多いようです。

そういった加入手続きの漏れを防ぐためにも、御社が、そもそも社会保険に加入しなければいけないのか、現時点ではしなくてもよいのか等、日本の社会保険の概要について、外国人オーナーや人事担当者の方に英語で説明するとわかりやすいのではないでしょうか。

 

また、外国法人が日本で駐在員事務所や日本支店・日本支社を設立する場合、海外本社のマネージメントが、日本人の代表者を任命する事が多いのですが、そのときも、日本人代表者の方が本社に対して、社会保険の加入の義務や保険料率について英語で説明することになります。

その場合、上手に説明ができないと、「日本の社会保険はコストがかかりすぎる。加入する義務がないのなら加入しない。」と誤解を受け、加入手続きがスムーズに進まなくなってしまいます。

 

そういったトラブルを避けるためにも、日本の社会保険に関する加入義務の有無・保険料負担について、当事務所で配布している説明資料(当事務所オリジナル)をご利用ください。

 

 【※】 下記資料記載の数字は2016年3月(4月納付分)〜  

paper!.gif  日本拠点を設立したときの労働保険・社会保険について 【日本語・英語】 

paper!.gif 保険料負担 (事業主 VS 役員・従業員) 一覧表 【日本語】     

paper!.gif  保険料負担 (事業主 VS 役員・従業員) 一覧表 【英語】

paper!.gif  健康保険・厚生年金保険の保険料額表 【日本語】

paper!.gif  健康保険・厚生年金保険の保険料額表 【英語】

 

なお、この内容については、当事務所のブログ「日本で働く外国人のブログ」でも、日本文・英文両方で更に詳しく説明しています。Q&A一覧リストのリンク先からブログをご覧ください。

 

 

 



【Q19】

外国法人の日本支社です。来年2012年分の日本支社の人件費(予算)を親会社に提出する必要があります。労災保険・雇用保険などの労働保険と健康保険・厚生年金保険などの社会保険の保険料率はどうなるのでしょうか。変更がありますか?変更になる料率や時期などについて教えてください。  

 

【A】

労働保険と社会保険料の保険料率は、基本的に下記の条件の下、毎年改定されます。(保険によっては改定がない場合もあります。)

下記の数字は、当記事作成時(2011年11月)のものであり、来年2012年度見込みの数字です。

 

また、健康保険については、全国健康保険協会(協会けんぽ)の東京都の料率です。協会けんぽでも東京都以外の道府県、また健康保険組合に加入されている企業の場合は数字が異なりますのでそれぞれの道府県・健康保険組合でご確認ください。

 

なお、このQ&Aに関する回答については、当事務所のブログでも全文英語で説明しています。

親会社への英語での回答などにもお役立てください。

icon.mini.gif Social Insurance Contribution Rates for 2012 ※ 外部ブログ

 

 

【 労働保険・社会保険の2012年度料率変更について 】

 

■ 労災保険

改定時期: 年1回(4月)

改定幅: 未定(下がることもあれば上がることもある。また、変わらない場合もある。2010年から2011年の間は変更なし。

保険料率: 給与の総支給額(交通費含む)×0.3%

※ ただし、行う事業によって料率は変動します。上記料率は一般的な業種に対応するものです。

 

■ 雇用保険

改定時期: 年1回(4月)

改定幅: 未定(下がることもあれば上がることもある。また、変わらない場合もある。2012年6月現在、1.35%(労使)。2011年は1.55%だったので0.2%の減額。

保険料率: 給与の総支給額(交通費含む)×1.35% (*会社負担が0.85%で社員負担が0.5%)

※ ただし、行う事業によって料率は変動します。上記料率は一般的な業種に対応するものです。

 

■ 健康保険

改定時期: 年1回(9月/10月控除分〜)
改定幅: 未定(改定以前に公表。上がることはあっても下がることはほぼない。2012年6月現在は9.97%(2011年は9.48%)

保険料率: 標準報酬額/標準賞与額×4.985% (会社・本人折半)

 

■ 介護保険

改定時期: 年1回(9月/10月控除分〜)

改定幅: 未定(改定以前に公表。上がることはあっても下がることはほぼない。2012年6月現在は1.55%

保険料率: 標準報酬額/標準賞与額×1.55%(会社・本人折半・2011年は1.51%)

 

■ 厚生年金

改定時期: 年1回(9月/10月控除分〜)
改定幅: 確定済み(2012年9月から16.766%に変更予定・2012年6月現在は16.412%。(会社・本人負担合計) 

保険料率: 標準報酬額/標準賞与額×8.206% (会社・本人折半) 

 

なお、2012年9月以降は社員、会社各8.383%ずつ負担。厚生年金の保険料率は、2017年までの間、毎年9月に0.354%ずつ引き上げられ、2017年に18.3%(会社・本人負担合計)で固定される(予定)。

 

■ 児童手当拠出金

改定時期: 未定 

改定幅: 未定

保険料率: 標準報酬月額/標準賞与額×0.15% ※ 全額会社負担 (2012年6月現在)

 

 



【Q20】

外国法人で日本に支店を設立したばかりです。初めて従業員を雇いましたが人事労務について、まず何から始めればいいのかわかりません。最低限何をすればいいのか、親会社の外国人にも説明しなければいけないのでわかりやすく英語で説明してください。

 

【A】

外国法人の駐在員事務所や日本支店・日本支社に限らず、日本国内で事業を行う事業所は、労働基準法始め、日本の労働法令を守り、個別の加入要件に応じて、国内の社会保障システムに加入することが義務付けられています。

 

個人事業も含め、法人を設立し従業員を雇い入れた場合に、先ずは最低限行う人事労務管理業務として次のようなものが挙げられます。

 

■ 最低限やっておかなければいけない人事労務管理業務

  • 雇用する従業員に対して、労働条件を明示した雇用契約書を配布する。
  • 雇用する社員が加入要件に該当した場合、労災保険や雇用保険、健康保険、厚生年金などの社会保険に加入させる。
  • 就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届け出る。(※ ただし、従業員が10名以下の場合は義務ではありません。)
  • 時間外労働について、労働組合・労働者の過半数代表者と締結した36協定書を始めとする法定の各種労使協定を所轄の労働基準監督署に届け出る。
  • 従業員が時間外労働を行ったときには、労働基準法の規定に従って割増賃金を支払う。
  • 労働3帳簿と言われる、「労働者名簿」、「賃金台帳」、「出勤簿(タイムカード等)」を従業員ごとに作成し事業所に備え付ける。

これら、労働基準法やその他法律で規定されている最低限の人事労務管理を会社がやらずに放置しておくと、将来、労働基準監督署による労務調査が入った場合、また、従業員との間に不幸にも労働紛争が起こり裁判になったときなど、会社は致命的に不利な状況に追い込まれます。

 

上記に記載した項目は全て、基本的な最低限の人事労務管理ですので、将来の労使トラブルを防止するためにも必ず行っていただく必要があるものです。

ただ、外国法人の日本支店や支社など、人事労務管理についても親会社(外国人)のマネージメントが直接及ぶ事業所については、先ずは、親会社に、こういった日本特有の人事労務管理業務について理解してもらうことが必要になってきます。

 

当事務所では、そういった人事労務管理について、知識をお持ちでない企業様にもご利用いただけるよう、親会社に対する説明を英語で行う場合の資料を下記のとおり公開していますので、必要があればご覧ください。

※ 尚、当事務所でも親会社に対する人事労務・社会保険システムの説明などを受託して行っております。業務のご依頼、ご質問がありましたらご連絡ください。

 

 icon.mini.gif 当事務所で作成した英文資料及びブログのリンク先です。クリックしてご覧ください。

 

 



【Q21 】

外国人社員を雇用している企業の人事担当者です。2012年7月に大きな入管法の改正がありましたよね? 入国管理局の資料やホームページを見たのですが、企業の人事担当者として外国人の労務管理について具体的に何をしなければいけないのかがよくわかりません。わかりやすく、法改正のポイントについて教えてください。

【A】

去る2012年7月9日(月)、入管法の改正に伴い、日本に在留する外国人に対する新しい在留管理制度がスタートしました。


この新しい在留管理制度は、「在留カード」「みなし再入国許可制度」等に代表される新制度の導入以外にも、外国人登録制度の全廃に伴う外国人の住民票への搭載など、入管法以外の法改正(住民基本台帳法の一部改正)やガイドラインの改正も含んでいて、「100年に一度の大改正」といわれている大規模な制度改定です。


このQ&Aでは、外国人社員を雇用する企業の人事担当者様に最低限知っておいていただきたい改正ポイントと事務対応について記載しておきます。

 

【※】 ご注意下さい。

今回の改正は内容が多岐に渡っているため、対応する事務手続に関しても注意を要する点が多くあります。本回答では、外国人社員を雇用されている企業様にとって最低限必要と思われる、改正に関する知識や手続きについてピンポイントで説明しています。


従って、カバーしている情報が限られており、外国人社員の状況によっては、本記事記載内容以外の個別の対応が必要になる場合もありますので十分ご注意下さい。また、新制度の詳細については、下記行政機関の資料もご参照いただき、必要に応じて入国管理局や行政機関へ直接お問合せをされて手続き漏れなどがないようお願いいたします。

 

【新制度に関するパンフレットなど】

■  「新しい在留管理制度がスタート!」(法務省) 

■  英語・中国語など新しい在留管理制度に関する各国語パンフレット(法務省)  

■  外国人住民の住民基本台帳制度がスタート!(総務省パンフレット) 


【新制度に関する問合せ】

* 外国人在留総合インフォメーションセンター (平日8:30 a.m. 〜 5:15 p.m.)

Tel: 0570-013 904  (IP電話,PHS, 海外からは03-5796-7112)
但し、住民票に関する転入届や転居届については居住地の市区町村役場へお問合せ下さい。
 


 

新・在留管理制度に関する主な改正ポイント


ポイント@ 
【これまでの外国人登録証明書が廃止され、“在留カード”が新設されました。】



外国人を雇用する人事担当者様にとって、一番重要な改正点は、この“在留カード”の新設とそれに伴う、“みなし再入国制度“(*後述)の新設ではないでしょうか。


今回の改正によって、これまで日本に在留する外国人に交付されていた、「外国人登録証明書」(=以下、“外登証“といいます。)制度が全廃され、新たに「在留カード」が新設されました。

 

この在留カードは、法務大臣(入国管理局)がその管理と責任の下に発行する証明書です。ですので、これまでは日本に在留する資格を持たない外国人(=不法滞在者)に対しても、本人が申請さえ行えば住居地の市区町村役場で自動的に発行されていた外登証と異なり、こうした不法滞在者には発行されないものです。


在留カードの新設によって、これまで入国管理局と行政が別々に管理していた在日外国人に関する各種情報を集約することが出来るので、適法に在留している外国人にとっては、これまで入国管理局と市区町村役場など行政機関ごとに別々に行なわなければならなかった手続きについて一元化されて便利になります。

しかし、一方、現在7万人弱いるといわれている、在留カードを持たない不法滞在外国人にとっては、これまで在留資格や在留期限に関わらず人道的措置から受けられていた行政サービスが受けられなくなるのではないかといった不安や社会的な批判が巻き起こっているのも事実です。
 

そうした中で去る7月9日にスタートしたばかりの在留カードなのですが、この在留カードについて、実際に外国人社員を雇用する企業が押さえておかなければいけないポイントは以下の通りです。


◆ 自社の外国人社員の在留カードはすぐに申請・取得しなければいけないの? 


外登証が全廃されたからといってすぐに在留カードを申請・取得する必要はありません。

なぜなら、新制度への経過措置として、外登証は基本的に現在許可されている在留期限の満了日までは在留カードの代わりとして見なされるからです。外登証が在留カードとして見なされる期限は下記の通りです。

 

◎ 在留資格が「企業内転勤」、「人文知識・国際業務」、「技術」、「投資経営」、「日本人の配偶者等」等の場合 → 各社員が現在許可されている在留期限まで

 

◎ 在留資格が「永住者」の場合 → 2015年7月8日まで (*16歳未満は2015年7月8日まで又は16歳の誕生日のいずれか早く到来する期日まで)

 

◎ 在留資格が「特定活動」の場合 → 各社員が現在許可されている在留期限まで又は2015年7月8日のいずれか早く到来する期日まで(*16歳未満は現在許可されている在留期限、2015年7月8日、又は16歳の誕生日のいずれか早く到来する期日まで)

 

例えば、現在御社で、「技術」の在留資格で勤務している外国人社員の在留期限が2014年4月1日の場合は、社員が転職を含め勤務地の変更や転居・結婚など個人の状況の変化がなければ)2014年4月1日まで在留カードの取得はしなくてもいいことになります。

(期限前までに在留カードの交付を申請・取得することももちろん可能です。)


ちなみに、この場合、社員が、2014年4月1日までに在留期間の更新申請(=ビザ更新)を行なうときには入国管理局からビザ更新許可と同時に在留カードも自動的に交付される仕組みになっています。


ただ、今後は在留カードを取得することによって、これまでは何か一つの届出を行うにしても、対入国管理局・対行政機関と複数の機関に対して個別にしなければいけなかった手続きを基本的に1箇所で行えば済むなど、外国人にとっては便利になります。

 

ですので、在留カードはできるだけ早めに取得しておいたほうが良いのですが、新制度が始まったばかりの現在、外登証から在留カードへの切り替え手続きを行う入国管理局の窓口も混雑していて、申請から取得までの待ち時間(基本的に入国管理局の窓口で申請日に即日交付してくれます。)が通常よりも長くかかっています。(2012年7月現在)

この事を考慮して、特に在留カードの必要性が差し迫っていない外国人社員については、少し時間が経過した後に申請・取得をされるほうが良いかもしれません。

 

◆ 在留カードを取得したい。どこで申請・取得するの?


在留カードの申請・取得(交付)は、その外国人の状況や届出内容によって、入国管理局又は市区町村役場で行なうかに分かれます。例えば、

 

◎ 既存の外登証から在留カードの切り替え → 外国人社員の居住地を管轄する地方入国管理官署(入国管理局・支局など

 

◎ 2012年7月9日以降、初めて日本に入国し在留カード交付の対象となる「*中長期在留者」の外国人 → 入国した出入国港

*中長期在留者」とは?

在留カード交付の対象とされる外国人のことです。在留カードは、「短期滞在」の在留資格やノービザで入国する観光客、「特別永住者」、「外交」、「公用」等の一定の在留資格を持つ外国人には交付されません。

つまり、御社が海外から「企業内転勤」や「技術」など、在留カード交付の対象となる外国人社員(=在留カードの交付対象者)を在留資格認定証明書によって呼び寄せ、その社員が初めて日本に入国したときには、入国時、空港で本人に対して在留カードが自動的に交付されるという事です。


ただし、入国時に在留カードが交付されるのは、当面、・成田・羽田・中部・関西空港に限定されます。それ以外の空港に初入国する外国人には入国時には交付されず、入国後、外国人本人が市区町村役場で住居地の届出を行ったときに申請、その後、交付されることになります。


◆ 在留カードを取得した。今後、どんな届出や手続きが必要? 実際にどこで手続きをすればいいの?

在留カードを取得した後は、その後の外国人本人の状況の変化に伴って、様々な届出が必要になります。企業に勤務する、一般的な外国人社員に関係する届出としてものとして以下のようなものがあります。御社で雇用する外国人社員が下記のような状況になった場合は、期限内に必要な手続きをするようにアドバイスをしてください。

 

◎ 日本国内で引越しをした(住居地の変更) → 転居後、14日以内に転居先の市区町村役場へ届出

 

◎ 転居以外の変更に関する届出(氏名・生年月日・性別・国籍・地域に関する変更) → 住居地を管轄する地方入国管理局へ届出

 

◎ 転職した、転籍した、所属機関の名称・所在地が変更になった等(所属機関に関する変更) → 地方入国管理局又は東京入国管理局への届出 (*この届出については大量の転籍者などが発生した場合、会社側が一括して申請手続きを行う場合もあり

 

◎ 「日本人・永住者の配偶者等」・「家族滞在」・「特定活動(ハ)」の在留資格を持つ外国人社員がその配偶者と離婚又は死別した(配偶者に関する届出) → 地方入国管理局又は東京入国管理局への届出

 

◎ 「在留資格認定証明書」で初来日した外国人の届出 → ◆ 在留カードを取得したい。どこで申請・取得するの?で説明した通り、 一定の空港で初来日した外国人社員には、入国時にその場で在留カードが発行されます。

ただし、入国時時点ではまだ日本での住居地が決まっていませんので、在留カードの記載事項である「住居地」欄がブランクの在留カードが交付されることになります。そのため、入国後、住居地を決めた時点で、その住居地のある市区町村役場で改めて届出をしなければなりません。
(期限: 住居地を定めてから14日以内)

 

ポイントA
【”在留カード“の導入により、”みなし再入国制度“が新設され、1年以内の再入国なら再入国許可が不要になりました。】



今回の新しい在留管理制度の大きな改正ポイントの一つに、「みなし再入国許可制度」の新設というものがあります。これは、在留カードを取得している外国人が日本を出国して「1年以内」に再び日本に再入国する場合は、これまでは別途、取得しなければいけなかった、「再入国許可」がいらなくなるという便利な制度です。


つまり、在留カードを持っている外国人は、その在留カードの有効期限内(=現在の在留資格で許可されている在留期限内)なら、再入国許可をいちいち取らずとも、出国期間が1年以内の出入国を何回でも繰り返し行なう事ができるということです。これはとても便利な制度なのですが、下記の通り注意を要する点があります。

 

■ 出国時に在留カード、又は在留カードの代わりとなる外登証を持っていれば、「みなし再入国許可制度」の対象となる。

 

日本出国時に、在留カード又は外登証(ポイント@で説明した、在留カードの代わりとみなされる有効な外国人登録証明書)のいずれかを所持していれば、この「みなし再入国許可制度」を利用することができます。
    

ただし、在留カード又は外登証を所持していても、出国後、海外での滞在が1年を経過した場合は、有効期間が1年以上の再入国許可を持っていなければ日本への再入国はできず、保持している在留資格を喪失します。(=みなし再入国で許可される1年という期限を海外で延長することはできません。)

また、外登証で、「みなし再入国許可制度」を利用する場合は、当然、その外登証が在留カードの代わりとみなされる有効期間の間のみとなります。(外登証が、在留カードの代わりとなる期間についてはポイント@の◆ 自社の外国人社員の在留カード はすぐに申請・取得しなければいけないの?で確認してください。)

 

■ 在留カードと通常の再入国許可の両方を持っている場合は、外国人本人の希望に応じてどちらを行使するか決められる。

 

現時点での法務省の取扱としては、日本出国時に、在留カードによる、「みなし再入国制度」、又は保持している通常の再入国許可を行使するか事前に申告する取扱になっているようです。(2012年6月確認情報)


この点については出国空港で、外国人本人が説明を受けることになると思いますが、1年以内の「みなし再入国制度」を行使するか又は通常の再入国許可(許可の種類により1年, 3年又は5年の出国が可能)を行使するか、海外での滞在期間を考慮して決めておく必要があります。もちろん、出国前に1年以上の離日が予想される場合は、事前に通常の再入国許可を取得しておく必要がありますのでその点も十分ご注意ください。
  

ポイントB
【在留期間が現在の「最長3年」から「最長5年」になります。ただし….】


 

今回の改正により、下記の在留資格において、これまでは、最長「3年」だった在留期間が「5年」に、また新たに新設された在留期間があります。これによって、今後は御社が雇用されている外国人社員の在留期間更新申請(=ビザ更新)時、新たに許可される在留期間、また、今後海外から招へいされる外国人社員に対して許可される在留期間が、下記のいずれかの期間で決定されることになります。

 

◆ 新たに新設された在留期間

「技術」、「人文知識・国際業務」、「企業内転勤」、「投資経営」などの在留資格 (ただし、「興行」、「技能実習」を除く) → 1年、3年、5年、3ヶ月 ※下線は新設された在留期間

 

◎ 「日本人の配偶者等」、「永住者の配偶者等」 → 1年、3年、5年、6ヶ月 ※下線は新設された在留期間

 

ただし、この、最長の在留期間である「5年」はどの外国人に対しても許可される訳ではありません。

今のところ、入国管理局から公式なガイドライン等は出ていませんが、この「5年」を取得できる条件については結構ハードルが高く、外国人本人の個別の状況(納税状況や素行など)に関してはもちろんですが、雇用元の企業に対しても、上場企業である・上場企業でなくともある一定規模以上の大企業であることなどを条件として審査されるようです。

 

ポイントC 
【就労資格を持つ外国人社員や役員を雇用している企業に、入社時・退職時の届出義務が課せられる事になりました】



今回の改正により、投資経営・企業内転勤・技術・人文知識国際業務などの就労系の在留資格(「芸術」、「宗教」、「報道」、「技能実習」を除く。)を保持する外国人社員(役員含む)を雇用・受け入れた企業には、次の通り、届出をすることが義務付けられました。(努力義務)

 

◎ 役員の就任時、社員の雇用時 → 14日以内に地方入国管理局又は東京入管へ直接届出または郵送

 

◎ 役員・社員の退任、解雇、退職時 → 14日以内に地方入国管理局又は東京入管へ直接届出または郵送

 

雇用時の届出は改正以前同様、対象となる外国人社員が雇用保険に加入している場合は、雇用保険の資格取得届に代えることができます。ただし、取締役など雇用保険に加入しない外国人については、今後会社側が上記の届出を行わなければなりませんので十分ご注意下さい。

 

また、これまでは外国人社員については採用時に雇用保険の資格取得届又は雇用状況報告の届出(雇用保険に加入しない取締役等の場合)だけを行なえば良かったのですが今後は、退職時(役員の場合は退任時)にも入国管理局への届出が必要になったという点が今回の改正ポイントになります。十分ご注意ください。

 

ポイントD 
【新しい「在留資格の取消事由」新設により、「日本人・永住者の配偶者等」を保持する社員が離婚をした場合は要注意です。】



今回の改正により、「日本人・永住者の配偶者等」の在留資格を保持する外国人が、正当な理由なく配偶者としての活動を6ヶ月以上行わない(=離婚をした等)の状況にある場合、新たに、「在留資格の取消事由」にあたるとされました。従って、これらの在留資格を保持していた社員が離婚したことを知った場合、会社としては注意する必要があります。


在留資格が取消されれば日本で働く事はもちろん、適法に在留し続ける事ができなくなります。引き続きその社員に働き続けてもらいたい場合は、在留資格の取消事由に該当する前に、会社がポンサーとなって社員に対し、「技術」や「人文知識国際業務」等への在留資格変更の手続きをサポートされるようお勧めします。

 

ポイントE 
【雇用主企業に対して課せられる、「不法就労助長罪」が強化されました。】


 

今回の改正により、就労資格を持たない外国人を雇用した企業に対して課せられていた、「不法就労助長罪」が更に強化されることになりました。


「不法就労助長罪」とは、そもそも日本に在留する資格がない外国人(=不法滞在者)や、在留資格は持っていても就労する在留資格を持たない外国人、又は許可されている就労資格以外の違法な就労活動を行う外国人を雇用した雇用主企業に対して課せられる罰則です。

 

これに違反すると3年以下の懲役又は300万円以下の罰金という罰則があります。この不法就労助長罪について、改正前は、外国人が「不法就労者である事を知らずに雇用した場合」は罰則の対象とされていませんでした。

 

しかし、今回の改正以降、「雇用主が不法就労者と知らずに雇用した場合でも、知らなかった事について過失があったとき」は、罰則が課せれる...というように雇用主企業の責任が強化されたのです。

 

従って、会社が新しく外国人社員を雇用するときには、これまで同様、パスポートや外登証での在留資格や在留期限の確認はもちろんですが、これに加え、上述の、ポイントDのような、入管法上、管理が必要な個人情報情報の収集も漏れのないようにやっていただくことが必要かと思います。


まとめ
【では、会社としては最低限何をやっておけばいいの?】


 

この記事は全部読んだ。でも、やっぱり何かだよくわからない...結局、会社としては最低限何をやっておけばいいの?と思われた方は、このレターに記載した6つのポイントを押さえていただく事と、そのまとめとして、さしあたって最低下記3点を事を行なってください。

 

@ 会社側で最低限知っておく情報として、本ブログ冒頭でリンク先をお知らせした、「新しい在留管理制度がスタート!」(法務省)を一読する。

 

「在留カード」や「みなし再入国制度」の概要、新しい在留管理制度に関して会社が行う届出、在留カードに関して外国人社員が行なう届出について一通り把握して下さい。      
   

外国人本人が行なう届出については、本人に対して必要に応じて間違いなく手続きをするように会社から本人に指導していただくと安心です。


A 外国人社員本人が知っておくべき情報として、本ブログ冒頭でリンク先をお知らせした、「英語・中国語など新しい在留管理制度に関する各国語パンフレット(法務省)」を本人に配布。 

在留カードに関する必要な届出などが26ヶ国語で説明してある便利なパンフレットです。こちらをよく読んでもらい、在留カードに 関する必要な届出を行わなかった場合には罰則がある旨も本人に伝えて届出漏れ等がないようにご指導ください。
  

以上、本記事でご紹介したポイントは、今回の法改正のごく一部であることをご留意いただき、外国人社員様・企業様それぞれ個別の状況により、「この届出は必要かな?」、「この届出はどこに、どうやればいの?」など、疑問をお持ちになった場合は、冒頭でご案内した各問合せ先にお問合せいただく等、正確な情報を収集した上で間違いのない届出を行っていただくようお願いいたします。

 

icon.mini.gif 在留カードの申請・取得代行手続については当事務所でもお受けしております。業務内容や費用等詳細は別途お問合せ下さい。

お問合わせ方法当事務所の報酬基準についてはこちらをご覧ください。

 

 



【Q22 】

外国人社員を雇用している企業の人事担当者です。2012年7月の入管法の改正によって、外国人社員を雇用する事業所は、外国人社員(取締役などの役員も含む)が退職したときに、入国管理局に対して届出をしなければならなくなったと聞きました。それは本当ですか?本当なら、どのような内容の届出をしなけれればいけないのでしょうか?

 

【A】

ご質問の通り、今回の改正により、投資経営・企業内転勤・技術・人文知識国際業務などの就労系の在留資格(「芸術」、「宗教」、「報道」、「技能実習」を除く。)を保持する外国人社員(役員含む)を雇用・受け入れた企業には、次の届出をすることが義務付けられました。(努力義務)


■ 役員の就任時、社員の雇用時 

→ 14日以内に地方入国管理局又は東京入管へ直接届出または郵送

 

■ 役員・社員の退任、解雇、退職時 

→ 14日以内に地方入国管理局又は東京入管へ直接届出または郵送

 

雇用時の届出は改正以前同様、対象となる外国人社員が雇用保険に加入している場合は、雇用保険の資格取得届に代えることができます。ただし、取締役など雇用保険に加入しない外国人については、今後会社側が上記の届出を行わなければなりませんので十分ご注意下さい。

これまで、外国人社員については採用時に雇用保険の資格取得届又は雇用状況報告の届出(雇用保険に加入しない取締役等の場合)だけを行なえば良かったのですが今後は、退職時(役員の場合は退任時)にも入国管理局への届出が必要になったという点も今回の改正ポイントの一つです。十分ご注意ください。

 

尚、退職時・届出時の書式については、 下記、当事務所オリジナルのサンプル様式を参考にしてください。(ただし、サンプル様式と全く同様に作成しなければいけない訳ではありません。)

 paper!.gif 入国管理局届出用・退職告知書サンプル書式 ※ pdfファイル

 

 

 

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