就業規則にはどんな事を記載しなければいけないのですか。

就業規則に記載しなければいけない事項には、下記ように、必ず記載しなければいけない、「絶対的必要記載事項」と、その会社として取り決めをする場合には、必ず記載しなければならない、「相対的必要記載事項」に分けられます。（労働基準法第89条）

■ 絶対的必要記載事項とは？

◆　始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を2組以上に分けて交替で就業させる場合においては就業時転換に関する事項

※　シフト制のもとに就業するときの労働時間のことを言っています。

◆　賃金（臨時の賃金等を除く*賞与等の事)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締め切り及び支払いの時期並びに昇給に関する事項

例えば、

• 常時各事業場の見やすい場所へ掲示するか又は備え付ける。
• 書面として労働者に交付する。
• 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずるものに記憶し、かつ各事業場に労働者がこれらの記録を常時確認する機器を設置すること。

のような方法によってです。

作成して労働基準監督署の届出をした就業規則は、フロッピーディスクやCDに保存しそれらをいつでも再生できるパソコンを常時労働者に提供すること、またはイントラネットでいつでも就業規則のソフトファイルを閲覧できるようにしておかなければいけません。

Q4

労働者個人に配布する「雇用契約書」において、就業規則の内容と異なる規定を記載してもいいですか？

その場合、雇用契約書の効力はどうなりますか？ 　

労働者の労働条件を決める際に基準となる●労働基準法●労働協約（労働組合と使用者間で締結される労働条件その他について文書による協定）●就業規則●労働契約の４点について労働基準法また労働契約法（平成20年3月1日施行）において優先順位が定められています。その順位は以下のとおりです。

�@  労働基準法
�A  労働協約　
�B  特約のある労働契約　
�C  就業規則　
�D  特約のない一般の労働契約

したがって、｢特約のない一般の｣労働契約の場合では就業規則に明記されている内容と異なる雇用契約書を作成して個別の労働者に交付したとしてもその部分に関しては、労働契約の記載内容は自動的に無効とされ、就業規則の内容が優先されて適用されることになります。

但し「特約のある労働契約」を結んだ場合では逆に労働契約のほうが就業規則に優先して適用されることになります。
※「特約のある労働契約」とは⇒　ある一部の規定のみについて就業規則の規定を優先することを明示した特約条項を含んでいる労働契約のことです。） 　

「特約のある労働契約」を結ぶ場合以外には、通常いったん就業規則を作成して会社の憲法を決めてしまったらその決めてしまった事項については個々の雇用契約について就業規則を下回る労働条件を規定して労働者に通知することは許されません。
もしも、その下回る労働条件を有効にしようとする場合は、就業規則を変更して再度所轄労働基準監督署に届出をしなければならないのです。

　
以上、就業規則を作成する場合にはあまりにも細部にわたって規定を作り記載してしまうと後々身動きがとれなくなってしまう可能性もあります。
就業規則はある程度柔軟性を持たせる部分ときっちりと規定をおかなければならない部分とを区別して作成しなければなりません。

Ｑ5

就業規則を作らなければいけません。

書店で購入したヒナ型のフォーマットを使用し内容を自社の規定に置き換えて作成しようと思いますが大丈夫でしょうか。

 　〜　必見！　ヒナ型就業規則の落とし穴について　〜 

就業規則を書籍やインターネットのサイト上で入手できるサンプルフォーマットを使って作成しようとするときに陥りやすい失敗として下記のようなものがあります。

失敗例�@　正社員用とパート・アルバイト等非正規社員用の就業規則を区別していない。

正社員用とパート・アルバイト等の非正規社員用の就業規則を区別しておかないと、パートやアルバイトに対する非正規社員に対しても正社員と同様に賞与や退職金その他正社員対象に想定している権利が発生してしまいます。

ヒナ型フォーマットには、「パート社員などの非正規社員に対しては別に定める」と規定してあるものが多いようですがこれですと別に１個のパート・アルバイト用の就業規則をきちんと作成して正社員用と同じように届け出しておかないと全く意味がありません。
「別に定める」としておきながら、その肝心の、「別に定めた」パート・アルバイト用の就業規則自体が存在しない会社も多々あるようです。
そのような場合には、正規社員向けの就業規則の中で「この部分についてはパート・アルバイト社員に対しては適用除外とする」などと記載しておけば問題ありません。

失敗例�A  必要以上の割増賃金を支払う規定を記載している。

ヒナ型就業規則には、割増賃金の支払いについて、

「所定外労働時間」を超えて労働した分については、25%増しの割増賃金を支払う。」

と記載してしまいますと所定労働時間（法定ではありません。あくまでも会社が一日の労働時間として任意に規定している時間数です。）が８時間未満の場合、労働基準法で決められた基準以上に割増賃金を支払わなくてはいけなくなってしまいます。 

労働基準法では１日に8時間を超えて時間外労働をした場合には25%増しの時間外労働賃金を支払うよう規定していますが１日の労働時間が8時間を超えない場合には25%の割増分を支払う必要はありません。
資力が豊富な大企業はこれでもよいでしょうが中小・零細企業の場合だとこれではあまりにも負担が大きいのではないでしょうか。

※（例）
９時〜１７時/休憩１時間が所定労働時間の場合で１９時までの時間外労働を行った労働者への割増賃金の支払いはどうなるのか。 

単純に「所定労働時間外は25%増の時間外労働賃金を支払う。」というヒナ型の規定に従うと所定労働時間」を越えた分の２時間分に対して25％割増賃金を支払わなければならない。
対して、労働基準法で時間外労働となる「実働8時間を超えて労働した分に対して割増賃金を支払う。」と直しておけば25％アップの賃金を支払うのは8時間を超えた1時間分だけで残り1時間は通常の賃金を支払えばよいことになります。

案外誰でも気づくような点なのですがヒナ型就業規則を自社仕様に修正することなく使っていらっしゃる企業様においてはこの点をそのままにして基準以上の割増賃金を支払い続けている場合も多いようです。一度ご確認下さい。

　
失敗例�B  必要以上の休職期間を規定している。

ヒナ型就業規則の多くは、休職期間について「１年」や「６ヶ月」といった中小企業の実情に合わない長期の休職期間を定めているものも多いようです。（おそらく大企業向けに作られたものだと思います。）中小企業に1年や６か月間もの長期の休職期間を与えその間休職者の社会保険料などを負担し続ける余力が果たしてあるのでしょうか。

この部分を中小企業の実情に合わせて例えば「３か月」等の適当な長さに直しておくことも重要ではないかと思います。 

以上、市販やインターネットで簡単に入手できる就業規則のヒナ型を安易に利用して就業規則を作ることは労働紛争が爆発的に増加してきた現在では大きなリスクをはらんでいます。
もしも、どうしてもこういったヒナ型を使って就業規則を作る場合には、そういったリスクをきちんと回避するためにも、後々トラブルのもとにならないよう労働基準法などの労働法規をしっかりと勉強して会社にとっても従業員にとってもメリットになる良い就業規則を作成していただきたいと思います。

Q6

就業規則の作り方がよくわかりません。どのようにして作ればいいのですか。

もし誰かに頼むとすると誰に頼めばいいのでしょうか。

就業規則は、市販のヒナ型を使えば簡単に出来てしまうと思われがちですがそのような既成のヒナ型就業規則は前記Q5で述べたような落とし穴が潜んでいます。
いざというときに会社と従業員を守ってくれる就業規則を作るには社員の皆さんや企業様がお互いに話し合って協力し合い御社の実情にマッチした独自の就業規則を作成することが大切です。
　
ただ、本来の業務にお忙しい皆様が労働基準法始め沢山の法律や行政の通達などを一から勉強して間違いのない就業規則を作成することが困難であるのも事実です。
ですので、作成・運用はあくまでも主人公である皆さま方ですが法律面でのアドバイスや手続き又その後の運用面でのサポートに関しては人事労務管理のプロである私達のような社内規程作成の専門家・社会保険労務士も皆様のお役に立てるはずだと思います。