初めての外国人雇用・労務管理編◆就業規則(日本語原文)の作成重要ポイント

 

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このページでは、就業規則の日本語原文を作成するときの重要ポイントと、御社の既存の就業規則を簡易診断していただくためのポイントをご紹介しています。

 

※ 該当項目をクリックしていただければ文頭にジャンプします。   

 1 

 会社の業績がアップする就業規則とは?

 

2

 御社の就業規則を簡易診断してみませんか?

 !.gif 簡易診断シート付

3

  「就業規則の不利益変更」には注意しましょう。 

4

 就業規則(日本語)作成のポイントとサンプルの入手方法  

 

 

 


 b.gif 会社の業績がアップする就業規則とは?


 

市販やインターネットで入手できるヒナ型就業規則の危険性は、就業規則の基礎知識で既に述べました。他にも、ヒナ型就業規則を丸写しで使用する落とし穴として、

 

【 例 】 

「昇給は毎年●月に行う」

 

たくさんの企業の就業規則で見かけます。これは危険です。
一度、こう明記してしまうと、会社の業績が悪くて、どうしても賃上げが出来ない年にも絶対に昇給をしなくてはいけなくなってしまいます。この場合、「昇給」ではなく、「給与の改定」とし「業績によっては「降給」もありうる。」としておきましょう。

 

ただし、この場合、「労働条件の不利益変更」といって、社員の労働条件を下げることになりますので、法律上、社員の同意が必要になります。このような内容で一度規定しているものを会社の一方的な手続きだけで変更することはできませんのでご注意ください。

 

また、

 

【 例 】
所定休日(会社が決めた休日)と法定休日(労働基準法で決 められている休日・1週間の内1日)の区別なく休日出勤 の35%割増賃金を支払う規定をおいて実際にそのとおりの割増賃金を支払っている。

 

35%の割増賃金を支払わなければいけないのは、週に1日の法定休日(労働基準法で、与えなければならないと定められた1週間に一度の休日)に労働させた場合のみです。

...まだまだ沢山あります。

これら会社側が蒙る経済的なリスクや労使トラブルを避ける目的はもちろんですが、それ以外にも、会社の一番の財産である社員の皆さんのやる気をアップさせるために、社員のモチベーションをアップする就業規則づくりにチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

 

今、多くの企業で重要視されている、「問題社員等からのいわれのない告発や紛争回避のための法的に万全の武装をほどこした就業規則」も無論、労働紛争が増加した現代には大切かもしれませんが、それだけでは不十分だと思うのです。

 

事業主の皆様には法的な武装もした上で、更にその上をいく、会社の財産である社員がやる気を起こして元気に働いてくれるような就業規則作りを目指していただきたいと思います。(その結果、社員の会社満足度も上がり、結果的に不要な労働紛争等の問題も避けられはずです。)

 

さて、それでは、

 

社員のモチベーションが上がる → 会社の業績がアップする就業規則

 

とは一体どのようなものでしょうか。

例えば、

 

  • その会社の理念・経営方針などが一目瞭然にわかりやすく明示されていて、社員を会社が目指す方向へ明確に力強くリードできる。

 

  • 報酬や他の労働条件・待遇などがわかりやすく明示されていて、社員自身のキャリアパスや貢献度に応じた昇格・昇給などを社員自身が予測することができ社員のモチベーションをアップできる。

 

  • 有給休暇のとり方や退職のしかた等、内容があいまいでなく、社員が入社してから「話が違う!」などの紛争が発生する余地がないこと。また、内容も不当・不平等でなくその周知の方法も完全なこと。


などが挙げられますが、文章にするのは簡単でも実際にこういった素晴らしい就業規則を作成するのは簡単ではありませんよね。
やはり事業主様と従業員の皆さんが納得いくまで話し合い、自社の実情にあった就業規則を一緒に作り上げる事が大切だと思います。


いくら就業規則は基本的に会社が一方的に作成してよいものだとはいっても、両者のコミュニケーション不足によって事業主様から一方的に押し付けられただけの就業規則では従業員の皆さんにとって、その就業規則を守っていこうというモチベーションを持つのは難しいはずです。

 


  b.gif  御社の就業規則を簡易診断してみましょう。


 

下記に一般的な就業規則の構成と各項目ごとに、就業規則を診断するためのチェックポイントを挙げてみました。

「わが社の就業規則に不安がある!」という企業さまには、ぜひ、下記の簡易診断シートご覧いただき、御社の就業規則の簡易診断にお役立てください。

 

項目

 診断ポイント

 

 

 

 

 

 

 

総則 

 

@ 2008年3月に施行された「労働契約法」の内容は反映されていますか?

【例】

労使双方の権利義務に関する明文化、就業規則の変更に伴う労働条件変更に関する明文化など


A 個別の雇用契約に関して、その労働者にだけ適用される特別な条項が存在する場合、「この条項(特約)は就業規則に優先する。」という文言は記載されてありますか?


B 就業規則を適用する社員の範囲が明確に区別されていますか?


C 「この規定は別規程に定める」とする場合、その別規程は存在していますか?

 

D 労働条件が変更される可能性について明記されていますか? etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

採用 

 

@ 採用の選考方法や手続などが明示されていますか?


A 戸籍謄本などの収集は禁止されています。大丈夫ですか?


B 必要以上の健康診断書やプライバシーを侵害する書類の提出は禁止されています。大丈夫ですか?


C 採用に関して性別や年齢による差別をしていませんか?


D 試用期間の長さは適当ですか?
(3か月〜6か月が適当な長さです。)


E 試用期間を短縮・延長するための条項は明示されていますか?


F 試用期間は勤続年数に通算されると明示されてありますか?


G 本採用しない場合に発生するトラブルを回避するために、「内定取り消理由」と「本採用拒否」などの詳しい規定が明記されていますか?


H 外国人スタッフを雇用されている場合、法務省による在留資格取得や変更ができなかった場合、本採用にしない旨の規定は明記されてありますか?


I 外国人スタッフを採用する場合、「外国人登録証明書」の確認や場合によってはパスポートの提示が必要となります。明記してありますか?


J「内定」、「採用」、「試用期間」、「本採用」のステージごとに従業員の適性を判断でいる規定が明記されていますか?  etc.

 

 

 

 

 

 

異動 

 

@ 出向や配置転換がある場合、それぞれの種類について内容を明記しており、それぞれに従業員の合意が必要かどうかの記載がされてありますか?
(「転籍」の場合は従業員の個別合意が必要です。)


A 配置転換等に伴う、後任への業務引継義務の規定がありますか?


B 配置転換に際して、従業員の子の養育や家族の介護に関する配慮がされることを記載してありますか?
(育児・介護休業法に定められた義務です。)


C 一般職など通常勤務地や職務内容を限定されている社員に、配置転換の可能性がある旨を明示していますか?   etc.

 

 

 

 

服務

規律 

 

@ 機密漏洩や経営情報などの危機管理規定は万全ですか?


A セクシャルハラスメントやパワーハラスメントに関する規定も定められていますか?


B 遅刻、欠勤、早退の規定については会社の実体を踏まえた取扱になっていますか?


C 出退勤に関するルールが明確になっていますか?


D 無断欠勤、無届欠勤の定義や各処分内容については明示されていますか?


E 2008年3月に施行された「労働契約法」で定められている、・誠実労働義務・企業秩序順守義務・職務専念義務などが規定されていますか? etc.

 

 

 

 

労働

時間

休憩

休日

 

@ 記載してある労働時間や休憩時間の取扱が実態と違っていませんか?


A 時間外労働をさせる場合がある事を明記していますか?


(その場合36協定は労働基準監督署に提出していますか?また協定の有効期間に応じて更新も済んでいますか?)


B 変形労働時間制やみなし労働時間制を導入している場合、実際の内容と運用状況が就業規則の記載内容と違っていませんか?また、制度導入に必要な各種協定の届出は済んでいますか?


C 「振替休日」、「代休」の違いが区別され、それぞれの取扱の違いも明記されていますか?


D 管理監督者等の範囲が明記され、その範囲は違法ではありませんか?(「名ばかり管理職」にはなっていませんか?)


E 管理職等の深夜労働時間については割増賃金の支払いが必要です。時間外労働と休日労働と一緒に支払不要の取扱をしていませんか?


F 労働基準法や育児介護休業法に定められた時間外・休日労働の短縮などの取扱を明記していますか?  etc.

 

 

 

 

 

 

休暇 

 

@ 年次有給休暇の付与日数、付与条件の規定は労働基準法に違反していませんか?
(パートタイマーに対する比例付与もきちんと行われていますか?)


A 年休の事前申請制度が記載されており、「●●日前の届出」については適当な日数になっていますか?


B 「年休の取得は会社の承諾が必要」と規定していませんか?


C 年休以外の育児介護休業法に基づく、育児休業・介護休業の規定は明示されていますか?法律で定められているので付与・明示しなければなりません。


D 特別休暇(慶弔・リフレッシュ休暇・ボランティア休暇等)制度がある場合、対象者や慶弔事由、詳細な日数、起算日などを明記していますか?   etc.

 

 

 

 

休業

休職 

 

@ 休職制度の適用範囲は明確ですか?
(パートなど適用が除外される場合はそのように明記していますか?)


A 休職期間の長さは妥当ですか?


B 休職期間中の待遇が明確ですか?(賃金や社会保険料の負担など)


C 復職させる場合、復職させないで退職とする場合の基準やその後の手続について明確に定められていますか?


D 会社都合のよる休職の規定(休業)を自己都合による休職と明確に区別していますか?(休業手当の支払いなどが変わります。)  etc.  

 

 

 

 

 

 

退職 

 

@ 定めている定年年齢が、「高年齢者雇用安定法」で定められた年齢となっていますか?


A 再雇用制度など定年後の取扱が明確に規定されていますか?


B 自己都合退職の申し出に関する手続が明確・妥当なものですか?

(申し出期間の長さが民法などの規定を考えても不当に長くなっていませんか?)


C 自己都合退職に関し、退職までの業務引継義務などが明確に記載されてありますか?


D 退職後に想定されるトラブル回避についての規定はありますか?
(退職金支給に関する取扱など)   etc.

 

 

 

解雇 

 

@ 解雇予告・解雇制限について、労働基準法に沿った規定を明示してありますか?


A 解雇事由は、「客観的に合意的な理由」と認められるだけの正当性があるものをできるだけ多く列挙してありますか?

(後々、「解雇権濫用」で訴訟を起こされる心配はありませんか?)   etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

賃金

退職金 

 

@ 労働基準法上、絶対に記載しなければいけない事項(絶対的必要記載事項)が全てカバーされていますか?


A 賃金の支払いが労働基準法の「賃金支払いの5原則」を遵守していますか?


B 割増賃金、賃金控除などの範囲、計算方法などは労働基準法を遵守していますか?


C 賃金支払い時の控除について労使協定は締結されていますか?


D 事業場外で勤務することが多い営業職社員などに対する、営業手当

などの支払には、みなし時間外手当が含まれている旨の明示がされていますか?またその取扱は労働基準法に違反していませんか?


E 月の途中の入社・退社時の賃金計算と取扱が明示されていますか?

 

F 割増賃金の適用除外者(管理監督者)についての定義づけや賃金支払いの取扱が法律を順守していますか?


G 管理監督者に対する役職手当に深夜勤務手当を含める場合はその記載がされていますか?


H 年俸制など、予め金額が確定している賞与については、割増賃金を計算する際の基礎に含めて算出していますか?


I 賃金を減給する場合の制裁の範囲は適法ですか?


J 賞与の支給対象となる社員の範囲や、在籍条件などを明確に記載して、退職予定者に対する不当な賞与減額などの規定をしていませんか?


K 退職金を支給する場合、対象者や決定・計算方法・支払いの方法・支払いの時期などを明示していますか?

【 例 】

支払時期を明示しておかないと、退職後7日以内に支払が必要になります。


L 「毎年●●月に昇給する。」と明記していませんか?
(必ず●●月に昇給しなければいけなくなります。昇給または降給が予想される場合は、「改定する。」などと表現を変更しましょう。)


M Lに拘わらず、降格・降給制度がある場合には詳細を明記していますか?


N ・遅刻・欠勤・早退で賃金の減額を行う場合にはその規定や計算方法は記載されていますか?


O コース別賃金制度を導入している場合、対象労働者を男女で区別 していませんか?

                                                                                              etc.

 

 

表彰 

 

@ 社員のモチベーションがアップするような表彰規定を設けていますか? etc.

 

 

 

 

懲戒 

 

@ 懲戒の種類や内容は具体的ですか?また、予想できる事由が全て挙げられていますか?


A 犯罪などに対応した事由が記載されていますか?


B 懲戒事由と処分内容のバランスはとれていますか?


C 懲戒処分の事由を労働者に文書で通知する規定を定めていますか?  etc.

 

 

安全

衛生 

 

@「労働契約法」に規定されている、使用者が負う「安全配慮義務」を考慮して規定されていますか?


A 健康診断の実施義務は、最新の労働安全衛生法に準拠していますか?


B 会社と従業員がそれぞれ負う事故災害防止の努力義務などの規定が細かく記載されてありますか?   etc.

 

 

災害補償 

 

@ 労働基準法などで定めてある災害補償範囲などを遵守していますか?


A 上乗補償制度がある場合には、その支給基準や支払方法などが明記されていますか?   etc.

 

 

 

 

その他 

 

@ 退職後の秘密保持契約など各従業員と交わす合意や契約については、その範囲や内容、違反した場合の損害賠償などについても明記してありますか?


A 各従業員の個人情報保護義務や災害防止などの安全配慮義務についてはわかりやすく明示されてありますか?   etc.

 

 

 


 b.gif  「就業規則の不利益変更」には注意しましょう。


 

新しく就業規則を作成・改訂した場合、その内容が、それ以前に労働基準監督署に提出していた就業規則と比べて、労働者にとって不利益な労働条件に変っている事を、就業規則(労働条件)の不利益変更」といいます。

 

この就業規則の不利益変更が有効になるか無効となるか(=その就業規則の変更が認められるかどうか。)については、これまで、沢山の裁判例がありますが、その判定は、就業規則の不利益変更に関する理由が、合理的であるかどうか...によって決定されます。(労働契約法第9条・10条)


ただ、その、「合理的であるかどうか。」の基準は、労働契約法第10条の規定(就業規則を労働者の不利益に変更することによって労働者が受ける不利益の程度など)や、これまでの裁判例を基に、個別の事案によって様々な事情が考慮されるので、就業規則の変更理由が「合理的」として、認められるかどうかは実際のところ判断が難しいのです。

 

ですから、就業規則を労働者にとって不利益になる内容に変更した場合(特に賃金に関して)、後々社員などから裁判を起こされたりした場合には使用者が敗訴してしまう可能性も大きいのです。

 

そういった将来の不要な労使トラブルを避けるために、就業規則を、(社員の目から見て)これまでの内容よりも不利益に変更する場合には、社員とよく話し合いを重ね社員の合意を得ておくことが大切です。


更に、新しい就業規則に添付して労働基準監督署に提出する、「社員の過半数代表者」の意見書は彼らの同意を得た事を証明する、同意書を取っておくことも重要です。

 

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平成20年3月1日に施行した労働契約法では、変更した就業規則の内容が「合理的なもの」である場合には労働者の同意がなくても変更した就業規則が適用される...と明確に定めています。


こういった事からも、就業規則の変更の難しさ、ひいては市販のヒナ型就業規則を安易に使用して届け出ることがどれだけリスクを負うかをお分かりになっていただけるでしょうか。

 

 


  b.gif 就業規則(日本語)作成のポイントとサンプルの入手方法


 

就業規則やそのモデル版については、インターネットで検索すると、行政機関のウェブサイトなどから沢山の資料にアクセスすることができます。

 

「就業規則を作りたい。」と思ったら、まずは、そういった無料の資料を入手して、就業規則についての基礎知識を勉強されてはいかがでしょうか。その上で、

 

自社独自の、社員のモチベーションがあがる就業規則を作りたい

 

と、思われたら、私達のような就業規則作成の専門家・社会保険労務士にご依頼いただければと思います。

下記に、行政機関による、わかりやすい就業規則の作成資料をご覧になれるサイトをいくつか記載していますので、参考にしてください。

 

■ 就業規則作成のポイントやモデル版が入手できるウェブサイト

 

icon.mini.gif 御社独自の就業規則について相談したい場合は、就業規則・英文就業規則作成に関する当事務所へのご相談のページをご覧ください。

 

 

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