初めての外国人雇用◆労務管理編/外国人雇用雇用の困りごとQ&A集B

人事労務管理Q&A集.jpg 

 

このページでは、外国会社や外国人社員の人事労務管理について、わかりやすいQ&A方式で説明しています。

icon.mini.gif 外国人雇用に関する、その他の記事は下記リンクをクリックしてご覧ください。

 

 icon.mini.gif 外国人社員の就労ビザ取得手続きについては、下記のページからリンクをご覧ください。

 


■ 外国人雇用のQ&A集B

お探しの情報がない場合は、上記リンク先より他のQ&A集もご覧ください。

・ ご覧になりたい項目をクリックしてください。随時、更新・追加の予定です。

・ 公開(更新・訂正)年月は各設問の冒頭でご確認ください。

paper!.gif マークは、当事務所オリジナルの書式(日本語・英語版)を公開しているQ&Aです。

 

 

                            質問内容


Q16


給与明細の英文

paper!.gif外国人むけに配布する給与明細を英語で作りたいと思います。どのように作成したらいいですか? 

 

Q17

 

育児介護休業規程の英文翻訳

paper!.gif 外国人社員から育児介護休業を取得したいという申し出がありました。日本人社員と同様に休業をさせなければいけませんか?取得させる場合、当社の育児介護休業規程の英文翻訳を作成したいと思いますが、どのように作ればよいか教えてください。

 

Q18 

 

日本の社会保険について親会社への説明は? 

日本に外国会社の(駐在員事務所/日本支店/日本支社)を設立しました。労災保険・雇用保険・健康保険・厚生年金保険に加入したいのですが親会社の外国人担当者が日本の社会保障制度に知識がなく加入手続きを進めることができません。どのように説得すればいいでしょうか。

 

Q19

 

労働保険・社会保険の保険料率変更など

外国法人の日本支社です。来年度分の日本支社の人件費(予算)について親会社に説明する必要があります。労災保険・雇用保険などの労働保険と健康保険・厚生年金保険などの社会保険の保険料率はどうなるのでしょうか。変更がありますか?変更料率や時期などについて教えてください。 

Q20

日本支店を設立して初めての採用に関わる人事労務管理 

外国法人で日本に支店を設立したばかりです。初めて従業員を雇いました人事労務管理について、まず何から始めればいいのかわかりません。親会社にも説明しなければいけないので最初に何をすればいいのか教えてください。


Q21
 


外国人社員に関する様々な届出
 

今回、初めて外国人社員を採用した企業の人事担当者です。外国人社員に関しては、採用時や退職時に入管庁やハローワークなどの行政機関への手続き・届出があると聞きました。具体的な詳細と届出方法について教えてください。  

Q22  新しい在留管理制度で義務化された、外国人社員・退職時の出入国在留管理局向けの届出 

 記事を削除(2022年7月)
 Q21に統合




sample.gif  2022年7月更新

【Q16】

外国人むけに英語で配布する給与明細書を英語で作りたいと思います。どのように作成したらいいですか?

【A】

給与明細に通常記載する手当や控除に関する日本語と、その英訳について一覧表を公開しています。以下リンクをクリック、一覧表をご覧ください。また、内容は当事務所のオリジナルです。そのままご利用いただいて結構です。

icon.mini.gif 給与明細(日本語・英語併記)のサンプルファイル  *PDF




sample.gif  2022年7月更新

【Q17】

外国人社員から育児介護休業を取得したいという申し出がありました。日本人社員と同様に休業をさせなければいけませんか?取得させる場合、当社の育児介護休業規程の英文翻訳を作成したいと思いますが、どのように作ればよいか教えてください。

【A】

まず、外国人社員に対して育児介護休業を与えなければいけないかどうか、というご質問についてですが、育児・介護休業法とは、1991年に制定された、育児・介護を行う会社員が、育児や介護を行うために休業ができるよう定められた法律です。

この法律の下、雇用主は、育児・介護休業の取得条件に該当する全ての労働者に対して、育児・介護のための休暇を与えなければならず、外国人だからといって休暇を与えないなどの差別的な取扱いをすることはできません。

休業が認められる細かい要件や法律の詳細については、以下の厚生労働省のウェブから各種リーフレットでご確認ください。

__sozai__/0012115.png 育児介護休業法のあらまし * 2022年3月作成版(厚生労働省ウェブサイト) 

なお、雇用主が作成する就業規則や「育児・介護休業規程」には、育児・介護休業を取得できる社員の定義や、休業取得時の手続きの詳細や休業期間中の給与の取扱についてなど、関連する様々なルールを社員が理解できるよう、明確に記載しておく必要があります。

ですので、休業を取得する社員が外国人の場合は、それらの規程を彼らが理解できる言語(例:社員の母国語や英語など)で作成し、備え付けておくことが望ましいでしょう。


!.gif 
当事務所では「育児・介護休業規程」を始めとした各種人事規程の英文翻訳業務をお受けしています。

また、「育児介護休業規程」の英文翻訳については、厚生労働省が公開しているモデル版(令和4年4月1日・10月1日施行対応版)の英文翻訳文を一部公開(翻訳文全文は販売)しています。

以下のリンクから詳細をご覧いただき、ご希望の場合はご連絡ください。

icon.mini.gif   英文育児介護休業規程について

icon.mini.gif 当事務所オリジナル英文翻訳版(第1条のみ)* PDFファイル

icon.mini.gif 就業規則など各種人事規程の英文翻訳について

icon.mini.gif 見積もりのご依頼など当事務所へのお問合せ方法 


■ 育児介護休業法・育児介護休業制度のポイント 

【1】育児休業制度とは?

育児・介護休業法の規定によって、会社は、育児を行う社員が申し出た場合は、子供が1歳または一定の事情(例:子供を入れる保育所の確保ができない等)がある場合は最長2歳になるまでの間、社員に対して育児休業休暇を与えなければいけません。

ただし、会社は育児休業休暇を与える社員が、有期雇用契約社員の場合、対象者を次のように限定することができます。

  • 対象となる子供が1歳6ヵ月になるまでの間に雇用契約が満了することが明らかではない社員


【2】 介護休業制度とは?

育児・介護休業法の規定によって、会社は、介護を行う社員が申し出た場合は、「要介護状態」にある対象の家族1人について、「2週間以上の期間に渡り、常時介護を必要とする状態ごとに」3回まで、「通算して93日間」の介護休業休暇を与えなければいけません。

※ 「要介護状態」、「常時介護を必要とする状態ごとに」とは、育児・介護休業法でガイドラインが公開されています。このガイドラインで定められた条件に当てはまる、介護状態の家族を対象として、介護休業休暇が与えられることになります。ガイドラインについては上述の「育児・介護休業のあらまし(令和4年3月作成版)」(厚生労働省)で確認してください。 

【3】 子の看護休暇制度

育児・介護休業法の規定によって、会社は、小学校就学前の子供を育てる社員が申し出た場合は、病気や怪我をした子供の看護のために「1年度に5日・小学校就学前の子が2人以上の場合は10日」の看護休暇を与えなければいけません。

ただし、「育児・休業規程」に定めることによって、会社の判断で5日以上の休暇を与えることもできます。5日以下にはできません。

【4】 介護休暇制度

育児・介護休業法の規定によって、会社は、要介護状態にある対象家族の介護や世話をする社員が申し出た場合は、その介護のために「1年度に5日・対象家族が2人以上の場合は10日」の介護休暇を与えなければいけません。

【5】 不利益取扱の禁止

育児・介護休業法の規定により、会社は、育児・介護休業や子の看護休暇を申し出た社員に対して、解雇や配置転換など社員の不利益になる処分や取扱をしてはいけません。

また、法改正により、2022年4月1日以降は、社員本人または配偶者の妊娠・出産等を申し出たこと、2022年10月1日以降は上述に加えて、以下の事例を理由として会社が社員に対して、不利益取扱いをすることも禁止されます。


 ・産後パパ育休の申出又は取得
 ・産後パパ育休期間中の就業可能日等を申出・同意しなかったこと 

「産後パパ育休」とは「出生時育児休業」の通称で、育児・休業制度の下、2022年10月1日以降、導入される男性の育児休業取得を促進するために創設された休業制度です。

子の出生後8週間以内に夫が育児休業を取得した場合に分割して2回(4週間)まで、夫が「産後パパ育休」を取得することができるようになります。

【6】 時間外労働の制限

育児・介護休業法の規定によって、会社は、育児や介護を行う社員が申し出た場合は、1ヶ月24時間超、1年に150時間超の時間外労働(残業)をさせることはできません。

【7】 深夜業の制限

育児・介護休業法の規定によって、会社は、育児や介護を行う社員が申し出た場合は、深夜業(午後10時から午前5時までの間の勤務)をさせることはできません。

【8】 職業家庭両立推進者の選任 
※ 努力義務/強制力はありません。

育児介護休業法の規定によって、会社は、社員が育児介護を行うために必要な職場の雰囲気作りなどを行う業務を行う、「職業家庭両立推進者」の選任をしなければいけません。

「職業家庭両立推進者」の届出がお済みでない企業は、育児介護休業規程の策定と同時に、この「職業家庭両立推進者」を選任し、都道府県労働局の雇用均等室に届出を行ってください。

【補足ポイント】育児・介護休業中の社員に対する給与について

休業期間中の給与を無給とすることもできます。なぜなら、各休業を行う社員に対しては、雇用保険から「育児休業給付金」または「介護休業給付金」が給付されるからです。

ただし、これらの給付金を受給するためには一定の条件に当てはまっている必要があります。また、そもそも、会社自体が事業所として雇用保険に加入していない場合、これらの給付金は支給されませんのでご注意ください。

育児介護休業中の給付金や経済的支援については、以下・厚生労働省発行の資料から確認できます。

__sozai__/0012115.png 育児休業 、産後パパ育休や介護休業 をする方を経済的に支援します 〜 令和4年10月1日施行版 〜(厚生労働省)

また、令和4年4月1日および10月1日の改正育児・介護休業法の施行に関する詳細は、以下の厚生労働省発行の資料で確認してください。

__sozai__/0012115.png  就業規則への記載はもうお済みですか−育児・介護休業等に関する規則の規定例 (令和4年4月1日、10月1日施行対応版) (令和4年3月改訂) (厚生労働省)

 


sample.gif  2022年1月更新

【Q18】

日本に外国会社の(駐在員事務所/日本支店/日本支社)を設立しました。労災保険・雇用保険・健康保険・厚生年金保険に加入したいのですが、親会社の外国人担当者が日本の社会保障制度に知識がなく、加入手続きを進めることができません。どのように説得すればいいでしょうか。

【A】

外国人がオーナーとなり、事業(個人事業・法人含む)を立ち上げたときや、外国法人が日本に拠点を設立した場合、条件に当てはまれば、全ての事業主は労災・雇用・健康・厚生年金に加入しなければいけません。

ただ、外国人オーナーの方は特に、日本の社会保険について知識をお持ちでないことが多いため、社会保険に加入するまでに時間がかかってしまったり、加入しなければいけないことをご存知なく、未加入となってしまうこともあるようです。

そういった加入手続きの漏れを防ぐためにも、御社が、そもそも社会保険に加入しなければいけないのか、現時点ではしなくてもよいのかなど、日本の社会保険の概要について、外国人オーナーや人事担当者の方に英語で説明するとわかりやすいのではないでしょうか。

また、外国法人が日本で駐在員事務所や日本支店・日本支社を設立する場合、海外本社のマネージメントが、日本人の代表者を任命する事が多いのですが、その場合は、日本人代表者の方が本社に対して、社会保険の加入義務や保険料率について英語などで説明することになります。

その際に、上手く説明ができないと、「日本の社会保険はコストがかかりすぎる。加入する義務がないのなら加入しない。」といった誤解を招き、加入手続きがスムーズに進まなくなってしまいます。

そうしたトラブルを避けるためにも、日本の社会保険に関する加入義務の有無や、保険料負担について、以下のような日本語と英語の資料で説明するとスムーズです。

以下は当事務所が作成したオリジナル資料ですが、必要に応じてご利用ください。

なお、資料に記載の保険料率などの数字は2022年1月時点のものです。 御社で作成される際には最新の数字に変更してください。

icon.mini.gif 日本拠点を設立したときの労働保険・社会保険について (日本語・英語)

icon.mini.gif 保険料負担 (事業主 ・従業員) 割合表(日本語)

icon.mini.gif 保険料負担 (事業主 ・従業員) 割合表 (英語)

 

 


sample.gif  2022年7月更新

【Q19】

外国法人の日本支社です。来年度分の日本支社の人件費(予算)について親会社に説明する必要があります。労災保険・雇用保険などの労働保険と健康保険・厚生年金保険などの社会保険の保険料率はどうなるのでしょうか。変更がありますか?変更料率や時期などについて教えてください。 

【A】

労働保険(労災・雇用保険)と社会保険(健康・厚生年金保険)の保険料の料率は、基本的に定期的に改定されます(保険によっては固定または改定がないものもあります)。
※ 以下、記載の保険料率は2022年7月時点の数字です。

なお、健康保険は、全国健康保険協会(協会けんぽ)東京都の料率となります。協会けんぽでも東京都以外の道府県、または健康保険組合に加入している事業所の場合は数字が異なります。
それぞれの道府県・健康保険組合でご確認ください。

■ 労災保険

改定時期: 3年に1回(改定の場合は4月)
改定幅: 未定(下がることもあれば上がることもある。また、変わらない場合もある。2021年から2022年の間は変更なし。)
保険料率: 給与の総支給額(交通費含む)×0.3%  ※ 全額会社負担

ただし、行う事業によって料率は変動します。上記料率は一般的な事業の料率です。


■ 雇用保険

改定の見直し: 年2回(2022年の場合)
保険料率: 
・ 給与の総支給額(交通費含む)×0.95%(会社負担が0.65%で社員負担が0.3%)* 2022年4月1日〜9月30日

・ 給与の総支給額(交通費含む)×1.35%(会社負担が0.85%で社員負担が0.5%)* 2022年10月1日〜2023年3月31日

ただし、行う事業によって料率は変動します。上記料率は一般的な事業の料率です。


■ 健康保険

改定時期: 年1回(3月/4月納付分〜)
改定幅: 未定(改定以前に公表)
保険料率: 標準報酬額/標準賞与額×9.81% (会社・本人折半)

■ 介護保険

改定時期: 年1回(3月/4月納付分〜)
改定幅: 未定
保険料率: 標準報酬額/標準賞与額×1.64%(会社・本人折半

■ 厚生年金保険

改定: なし(2017年9月以降、保険料率は固定)
保険料率: 標準報酬額/標準賞与額×18.3% (会社・本人折半) 

■ 子ども・子育て拠出金

改定時期: 年1回(3月/4月納付分〜)
改定幅: 未定
保険料率: 標準報酬月額/標準賞与額×0.36% ※ 全額会社負担




sample.gif  2022年7月更新

【Q20】

外国法人で日本に支店を設立したばかりです。初めて従業員を雇いましたが人事労務管理について、まず何から始めればいいのかわかりません。親会社にも説明しなければいけないので、最初に何をすればいいのか教えてください。


【A】

外国法人の駐在員事務所や日本支店・日本支社に限らず、日本国内で事業を行う事業所は、労働基準法始め、日本の雇用に関する諸法令を守り、社会保険に関しては、個々の保険の加入要件に応じて、国内の社会保障システムに加入することが義務付けられています。

個人事業(駐在員事務所)も含め、法人を設立し、従業員を雇い入れた場合に、まずは最低限行う人事労務管理業務として、次のようなものが挙げられます。

■ 最低限やっておかなければいけない人事労務管理業務

  • 雇用する従業員に対して、労働条件を明示した雇用契約書や労働条件通知書を交付する。
  • 雇用する社員が加入要件に該当した場合、労災保険や雇用保険、健康保険、厚生年金などの社会保険に加入させる。
  • 就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届け出る。(※ 従業員が10名以下の場合は義務ではありません。)
  • 時間外労働について、労働組合・労働者の過半数代表者と締結した36協定書を始めとする、法定の各種労使協定を所轄の労働基準監督署に届け出る。
  • 従業員が時間外労働を行ったときには、労働基準法の規定に従って割増賃金を支払う。
  • 労働3帳簿と言われる、「労働者名簿」、「賃金台帳」、「出勤簿(タイムカード等)」を従業員ごとに作成し事業所に備え付ける。


これらの、労働基準法や、その他法律で規定されている最低限の人事労務管理について、会社がやらずに放置すると、将来、労働基準監督署による労務調査が入った場合、または従業員との間で、労働紛争が起こって、裁判になった場合など、会社は不利な状況に追い込まれます。

記載した上述の項目は全て、最低限必要な人事労務管理であり、労使トラブルを防止するためにも必ず行っていただく必要があるものです。

なお、外国法人の日本支店や支社など、親会社のマネージメントが直接及ぶ事業所については、まずは親会社サイドに、こういった日本特有の人事労務管理業務に関して、その必要性を理解してもらうことが必要になってくると思います。

 


sample.gif  2022年7月更新

【Q21 】

今回、初めて外国人社員を採用した企業の人事担当者です。外国人社員に関しては、採用時や退職時に入管庁やハローワークなどの行政機関への手続き・届出があると聞きました。具体的な詳細と届出方法について教えてください。  

【A】

当設問については、記事の更新に伴い、以前に公開していた記事の内容を変更・削除しています。
当設問の回答は以下のページをご覧ください。

icon.mini.gif 就労ビザ申請以外にもある! 外国人社員の採用・退職に関する入管庁・ハローワーク・年金事務所に対する様々な届出 (当事務所ウェブサイト)

 

 

 ・ このページのトップにもどる