初めての外国人雇用・労務管理編◆英文就業規則を作りましょう

このページでは、英文就業規則の必要性について説明しています。
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   英文就業規則がなぜ必要なのか？

このページでは英文就業規則（日本語原文の翻訳版）を作成する必要性と、どのような英文翻訳が望ましいかということについて説明します。

ちなみに、就業規則の翻訳版と言っても、あくまでも日本語の就業規則が原本（基本）です。したがって、その翻訳版といっても、国内の労働諸法令に基づいて、正当に調製された日本語原本を忠実に、ただし、外国人社員がスムーズに理解できるよう、わかりやすい翻訳文を作成することが重要です。

外国人社員を雇用する場合は、採用時に雇用契約書を交付すると思いますが、それら個人に配布する、限られた労働条件（労働基準法上、明記が義務化されている絶対的明示事項や相対的明示次項など）のみが記載されている雇用契約書だけでは、服務規程を始めとする会社の重要なルールについて、全てを理解してもらうのは難しいでしょう。

ですので、自身の労働条件について入社前に十分理解した上で気持ち良く働いてもらうこと、また、労働条件について、労使双方ともに後々「言った、言わない」のトラブルを起こさないためにも、採用時に● 雇用契約書 ● 就業規則（雇用契約書で通知できなかった服務規律などの重要事項を補足）を２点セットで外国人社員に渡しておくことが望ましいです。

なお、この時に交付する就業規則について、翻訳文を英語を始めとした外国語で交付する場合、正確で分かり易い表現で翻訳されたものがいいでしょう。

就業規則を翻訳する外国語としては、在籍する多国籍の外国人社員の公用語である英語が最も一般的かもしれませんが、その場合、英語を母語とする英米人にとってはもちろん、英語を第二外国語とする外国人にもわかりやすく、こなれた翻訳文を作成してください。

ちなみに、就業規則の翻訳作業については、既存の日本語版を翻訳会社に依頼して翻訳してもらう場合は、翻訳者は英語などの外国語のプロではありますが、労働法のプロではないため、翻訳されたものを労働法や会社のルールに詳しい人事・法務担当者が丁寧にチェックをし、日本語と翻訳文の間で解釈の齟齬や誤訳・抜けがないかどうか、十分に確認しておくことも重要です。

  就業規則はできるだけ分かりやすく、 シンプルな翻訳文を作成しましょう。
   英語を母国語としてない外国人社員にも理解してもらえる英文翻訳とは？ 

上述のとおり、就業規則の英文翻訳を読むのは、英語を母国語とする外国人だとは限りません。

日本で働く外国人の大半が米国人・英国人以外のアジア人を始めとした、英語を母国語としない外国人です。
そうした人たちの多くは、英語を読み理解することはできても、英語を母国語としている方たちと比べると、（日本語原文上では）難解な表現が多い就業規則などの文書を読むのはあまり得意ではないでしょう。

私たちでさえ、母国語である日本語の就業規則を読むときには、「難しい。どうしてこんな回りくどい言い方をしているのだろうか」と思うことも多いはずです。

ですので、就業規則を英文化する場合は英語を母国語としていない外国人が読み手であることを前提にした翻訳を行うといいのではないでしょうか。

たとえば、以下は、就業規則の「出向」について規定した条文の一部ですが、例として、一般的な翻訳会社が翻訳した英文と労働諸法令に精通した翻訳者が翻訳した翻訳文を記載しています。

同じような内容の日本語を翻訳したものですが、違いを感じていただけるでしょうか。

翻訳会社作成による英文翻訳文の一例

労働諸法令に精通した翻訳者による英文翻訳例

いかがでしょうか。
前出の一般的な翻訳会社による英文は、もちろん良い翻訳文で、法律用語的な言い回し（thereofなど）も織り交ぜて格調高く仕上げられています。

ただ、一方、後者の翻訳文は、「英語が母国語でない外国人にも無理なく理解してもらえるようシンプルで正確な英文」というコンセプトのとおり、格調高くはありませんが、読みやすくわかりやすい翻訳を行っていることがご理解いいただけると思います。

繰り返しになりますが、就業規則は日本語原文を正確に再現しつつ、誰が読んでも理解しやすい、わかりやすい翻訳を心懸ける必要があります。
 

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