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外国人社員の就労ビザ取得手続きについては、下記のページからリンクをご覧ください。
2017年4月公開記事
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本記事で解説している届出は、以前勤務していた会社から新しい会社に転職したなどの、単純な事実関係を報告する届出のことを指します。転職に関わる、外国人が保持している在留資格の有効性を証明するために行う届出ではありません。 * 「就労資格証明書交付申請」に関しては下記リンクで確認してください。
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2012年7月の、新しい外国人在留管理制度・導入以降、外国人本人はもちろん雇用主企業が自社の外国人社員に関して行う手続きの数がとても増えています。
新しい外国人在留管理制度については、法務省出入国在留管理局のウェブサイトをご覧ください。
新しい在留管理制度がスタート！（法務省入国管理局ウェブサイト）
たとえば、外国人（留学生アルバイトも含む）を採用して雇用開始したとき、また外国人の雇用を終了（外国人が退職）したときは、外国人本人も別途、自身で届出を行う必要がありますが、会社が主体となる届出も同時に行わなければいけません。
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この届出の対象となる外国人は、 ・日本の国籍を有しない
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それでは、ここから届出について詳細を説明していきます。
ご覧になりたい項目をクリックしてください。
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① 雇用保険に加入しない・していない社員の場合 * 雇用保険の適用条件を満たさず加入していないパートタイマーやアルバイト社員（留学生等）、役員で雇用保険に加入はしていないが、会社との間に雇用契約を締結している場合または被雇用者としての実態がある場合 ② 雇用保険に加入する・している社員の場合 ③ 雇用保険に加入しない代表取締役や役員など被雇用者ではない社員の場合 * 代表取締役等の役員、雇用主事業所が雇用保険の適用事業所でない場合等。
【届出先機関】 ①、② → 外国人が勤務する事業所を管轄するハローワーク ③ → 事業所を管轄する入国管理局
【届出期限】 ① → 入社日・退職日の翌月の末日まで ② → 雇用保険の資格取得・喪失の届出期限と同じ ③ → 入社日・退職日から14日以内
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入社した外国人社員・退職する外国人社員に対して、会社が必要な届出について指導されることをお勧めします。外国人本人が届出を怠った場合、内容によっては罰金・懲役・在留資格の取消などの不利益処分がなされることもあります。
【届出先機関】 届出の種類によって異なる。入社・退職に関する届出の場合は入国管理局。 届出の種類は様々です。 例： ・勤務先の所在地変更 ・勤務先の名称変更 ・人事異動に伴う転籍・本人の住所変更・配偶者との離別等 他
【届出期限】 届出の内容による。入社・退職の場合は、入社日・退職日から14日以内。
「家族滞在（配偶者に限る）」、「日本人の配偶者等（配偶者に限る）」、「永住者の配偶者等（配偶者に限る）」の在留資格で勤務している外国人社員が、その配偶者と死別・離婚等をしたときに外国人本人が行う届出について
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1. 外国人社員が入社・退職したときの届出
① 雇用保険に加入しない・していない社員の場合
* パートタイマー・アルバイト社員や、役員で雇用保険には加入していないが、会社との間に雇用契約を締結している場合または被雇用者としての実態がある場合
このケースは、稼働時間等の雇用保険の適用条件を満たさず、雇用保険の被保険者とならない、フルタイムで通学する留学生等のパートタイマーやアルバイト社員、また、下記のような条件を満たす外国人等が該当します。
● 代表取締役等、明らかに被雇用者とは認められない役員ではなく、たとえ役員であっても会社との間に被雇用者として雇用契約を取り交わしている、または雇用契約書は取り交わしていないが、その勤務実態に被雇用者としての実態がある。
雇用保険の適用条件については、下記厚生労働省のウェブサイトでご確認ください。
雇用保険の適用条件が変わりました。（厚生労働省ウェブサイト）
この場合は、その外国人が勤務する事業所を管轄するハローワークに対して、「外国人雇用状況届出書」を提出します。届出方法や書式は、下記のリンクからダウンロードしてください。
* 「(2) 雇用保険の被保険者ではない外国人に係る届出」 にアップされているエクセルまたはＰＤＦ版の書式を使用し届出書を作成できます。
② 雇用保険に加入する・していた社員の場合
このケースは、通常の日本人社員同様、入社時に雇用保険の資格取得届、退職時に資格喪失届を提出することで、会社の届出義務は完了します。
届出方法や書式は、下記のリンクからダウンロードしてください。
* 「(1) 雇用保険の被保険者である外国人に係る届出」の、「資格取得届」、「資格喪失届」の書式を使用して届出ができます。
①、②の届出に関する質問は、事業所を管轄するハローワークにお問合せください。
東京労働局管轄のハローワーク一覧
各管轄のハローワークの「窓口のご案内」記載の電話番号にかけ、「外国人雇用状況報告の届出」担当につないでもらい相談してください。
③ 雇用保険に加入しない代表取締役や役員など被雇用者ではない社員の場合
* 役員以外の社員で雇用主事業所が雇用保険の適用事業所でない（＝企業自体が雇用保険に加入していない）場合等も含む。
このケースは、被雇用者ではないため雇用保険に加入しない代表取締役を筆頭とした役員に加え、雇用保険の適用事業所ではない職場に勤務する外国人（留学生含む）に対して行う手続きです。
届出先は、外国人が勤務する事業所を管轄する【入国管理局* 持参の場合】となります。
届出の期限は、入社の場合であれば入社日、退職の場合は、退職日から14日以内です。
届出については、法務省が指定している書式（* 「中長期在留者の受入れに関する届出」の書式を後述のリンクから入手してください。）に必要事項を記載して、入国管理局へ直接届け出るか、郵送または電子申請でも行うことが可能です。
■ 書式ダウンロード
中長期在留者の受入れに関する届出 （法務省入国管理局ウェブサイト）
* 各種書式一覧や届出方法・添付書類・届出先等の詳細が確認できます。
上記リンク一覧表の届出書式について
● 「留学」以外の在留資格保持者の入社について届け出る場合は、
１ 就労資格（芸術，宗教，報道，技能実習を除く。）を有する中長期在留者の受入れを開始した場合
のファイルを選択して作成します。
● 「留学」以外の在留資格保持者の退職について届け出る場合は、
２ 就労資格（芸術，宗教，報道，技能実習を除く。）を有する中長期在留者の受入れを終了した場合
のファイルを選択して作成します。
● 「留学」の在留資格保持者の入社について届け出る場合は、
３ 留学の在留資格を有する中長期在留者の受入れを開始した場合
のファイルを選択して作成します。
● 「留学」の在留資格の退職について届け出る場合は、
４ 留学の在留資格を有する中長期在留者の受入れを終了した場合
のファイルを選択して作成します。
2. 外国人社員本人が行わなければいけない様々な届出
外国人を雇用する会社が行う届出は、上述のように原則、入社時と退職時に気を付けておけば大丈夫ですが一方、外国人本人が主体となって行わなければならない届出は、入社時・退職時に加えて他にも数多くあります。
また、外国人が行わなければならない各種届出は会社が行う前述の届出と異なり怠った場合は入管法上、罰金や最悪は在留資格の取消対象になるなどの罰則が定められています。
事業所が行う届出は努力義務であり、怠った場合の罰則はありません。ただし、今後の外国人雇用に必要な就労ビザの取得時及び既存の社員の就労ビザ更新時の審査に影響がある可能性があります。
従って、それらの様々な届出を、外国人本人がやらなければいけない事だからと（会社から必要性を説明することなく）本人任せで放置する事は、社員が届出の義務を知らず義務を怠り、最終的に在留資格の取消対象にもなる、という事にもつながります。
その結果、会社でもせっかく採用した優秀な人材を、やむを得ず解雇しなければならなくなる等、会社にとっても大きなリスクを抱えてしまいます。
なお、重要なポイントとして、日本で働く外国人の多くは、自分の住所地の変更等オーソドックスな届出は除いて、このような多くの入国管理局に対する届出について、あまり知識を持っていません。
例えば、ご自分が保持している在留資格と同一の職種であれば大丈夫と転職を繰り返す外国人は多いのですが、その場合、前職を退職したとき、新しい職場に入社したときにはそれぞれ１４日以内に入国管理局に対して、届出をしなければいけない事を知らない方も多いのです。
また退職・入社以外にも所属している会社が住所変更をした、名称を変更した、吸収合併等により転籍した場合等も必ず届出をしなければいけないのですが、ここまでご存知の外国人の方は更に少なくなるのではないかと思います。
特に、これらの届出については、届出行為の発生主体である雇用主会社がフォローし、本人の申請が滞りなく完了するようにサポートする必要があります。
尚、これら以外でも、一般的に外国人社員が入手することが難しい、日本の法律で定められた全般的な届出義務については雇用元である会社（人事部）が主体となって、外国人に対し正確な情報の提供を行い、本人が必要な届出を滞りなく行っていくよう指導すると安心です。
下記に代表的な、届出と申請方法等のリンクを記載していますので確認してください。
■ 外国人本人が行う届出・書式などをダウンロード
届出一覧表 （法務省入国管理局ウェブサイト）
* 主に「平成２４年７月９日以降の在留カード等に関する手続案内について」以下の届出を確認してください。
契約機関に関する届出 (法務省入国管理局ウェブサイト）
「高度専門職1号イ又はロ」，「高度専門職２号（イ又はロ）」，「研究」，「技術・人文知識・国際業務」，「興行，「技能」の在留資格保持者が使用する書式。
* 上記の在留資格保持者が、前職を退職（契約を終了）・新規雇用先に入社（新たな雇用契約を締結）・所属機関が名称変更・所在地変更をしたときや、所属機関が消滅したときに行う届出です。
それぞれの届出内容に応じて、エクセルあるいはＰＤＦの書式をダウンロードして作成してください。
活動機関に関する届出 （法務省入国管理局ウェブサイト）
「教授」，「高度専門職１号ハ」，「高度専門職２号（ハ）」，「経営・管理」，「法律・会計業務」，「医療」，「教育」，「企業内転勤」，「技能実習」，「留学」，「研修」の在留資格保持者が使用する書式。
* 上記の在留資格保持者が、前職を退職（活動機関からの離脱）・新規活動機関に入職（新たな活動機関への移籍）・活動機関が名称変更・所在地変更をしたときや、活動機関が消滅したときに行う届出です。
それぞれの届出内容に応じて、エクセルあるいはＰＤＦの書式をダウンロードして作成してください。
【 補足・配偶者に関する届出 】 会社の対応が必要です。
「家族滞在（配偶者に限る）」、「日本人の配偶者等（配偶者に限る）」、「永住者の配偶者等（配偶者に限る）」の在留資格を持って勤務している外国人社員が、その配偶者と死別・離婚等をしたときにも外国人本人に下記の届出を行う義務が発生します。
* 届出期限: 事実関係（死別・離婚）が発生した日から、「１４日以内」。
ちなみに、これらの在留資格をもって雇用している外国人社員が配偶者と死別・離婚をした場合、それらの在留資格は有効性を失います。
よって該当する社員を引き続き雇用したい場合は、他の就労可能な在留資格に変更する必要がありますのでご注意ください。
ただし、まずは会社から社員に対して入国管理局に下記の、「配偶者に関する届出」を行うように指導してください。
在留資格変更についてはその後になると思いますが、該当社員の雇用に関してはいったん停止し、在留資格変更申請が許可された後に改めて雇用を再開する事になります。
* 届出方法や書式がダウンロードできます。
