就労ビザ申請以外にもある! 入管庁・ハローワーク・年金事務所に対する様々な届出

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 2021年4月更新

このページでは、外国人が入社したとき、退職したときに雇用主が行う各行政機関への届出について解説しています。
 

1. 

 外国人社員が入社・退職したときに会社が行う届出

2.

 外国人社員が入社したときに会社が行う届出
① 出入国在留管理庁

② ハローワーク
③ 年金事務所   

 

3. 

 外国人社員が退職したときに会社が行う届出

① 出入国在留管理庁
② ハローワーク
③ 年金事務所

4.

 外国人社員本人が行う届出


1.外国人社員が入社・退職したときに会社が行う届出


外国籍の社員が入社・退職したときに、雇用主が行う行政機関への必要な届出については、日本人社員に対する取扱いと多少異なるものがあります。

このページでは、外国人社員が入社・退職した場合の出入国在留管理庁、ハローワークと年金事務所に対する届出と手続きについて解説します。

 


2.外国人社員が入社したときに会社が行う届出


外国人社員が入社したときに、雇用主は、出入国在留管理庁・所管のハローワークおよび年金事務所に対して、それぞれ以下の届出と手続きを行います。

① 出入国在留官庁への届出 


 
このページで解説している、入管庁に対する届出は、2012年に導入された、新しい外国人在留管理制度の下、外国人が以前勤務していた会社から新しい会社に転職したり、外国人を雇用した事業所が行う受入れに関する届出など、様々な事実関係事項を報告する届出のことを指します。

この届出については、以下、法務省のウェブサイトで確認してください。

 知っておきたい!!在留管理制度あれこれ
 在留カード等に関する手続案内について  


ちなみに、新しい在留管理制度の下では、たとえば、外国人が転職した場合には本人がその事実を入管庁に対して届け出なければいけませんが、雇用主に対しても、その外国人(留学生アルバイトも含む)を採用し、雇用開始したとき、また外国人の雇用を終了(外国人が退職)したときには入管庁に加えて、所轄のハローワークへ届け出ることが義務けられています。
 


出入国在留管理庁に対する届出は、
対象の外国籍従業員が入社したときに、「中長期在留者の受入れに関する届出(受入れの開始)」を最寄りの出入国在留管理局に持参するか、東京出入国在留管理局の担当窓口に郵送またはインターネットのいずれかの方法で行います。

届出様式のダウンロードや郵送先・オンラインによる届出については以下の法務省・ウェブサイトで確認してください。

出入国在留官庁・電子届出システム 

 

※  所属機関(雇用主)が行う届出については、事前の利用者登録(入管窓口)が必要ですので、ご注意ください。

 

■ 届出対象者

就労資格の在留資格(芸術・宗教・報道・技能実習・特定技能を除く)および研修の在留資格を持つ外国人従業員

■ 届出期限


対象外国人を受入れ開始した日(入社日)から14日以内

雇用主企業がこの届出を怠った場合、2021年4月現在、罰則等はありませんが、将来外国人を雇用するときに申請する、別件の就労ビザ申請や、すでに雇用している外国人社員の就労ビザ更新に関して影響がないとはいえません。

したがって、届出対象者の雇用を開始(入社)したときには、必ず漏れのないように届出を行ってください。


② ハローワークへの届出



ハローワークに対する届出も義務化されており、届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金の対象となります。


 外国人雇用状況の届出 (厚生労働省)

入管庁への届出同様、外国人社員の入社にあたっては、以下の対象者に関して届出を行います。


■ 届出対象者 

基本的に、日本国籍を有しない全ての外国人従業員が届出対象となりますが、在留資格「外交」、「公用」、「特別永住者(在日韓国・朝鮮人等)」は届出の対象外です(届け出不要)。

また、ハローワークへの届出は、本人の雇用保険の加入の有無によって、次の届出を行います。

● 雇用保険に加入しない社員の場合
雇用保険の適用条件を満たさず加入しないパートタイマー(31日以上の雇用見込みがなく、1週間当たりの所定労働時間が20時間以下)や、全日制の大学などに通学する留学生、ワーキングホリデー中のアルバイト社員が該当します。

これらの外国人が入社した場合は、事業所を所轄するハローワークに対して、外国人雇用状況届出書を提出します。
届出方法や書式は、以下、厚生労働省のサイトからダウンロードしてください。

外国人雇用状況の届出について
  届出方法と届出書式 (厚生労働省ウェブサイト)

※「(2) 雇用保険の被保険者ではない外国人に係る届出」 にアップされているエクセルまたはPDF版の書式を使用し届出書を作成できます。

● 雇用保険に加入する社員の場合

「技術・人文知識・国際業務」など就労系の在留資格を保持して、フルタイムで働く外国人社員がこのケースに該当します。通常の日本人社員同様、入社時に雇用保険の資格取得届を提出することで、会社の届出義務は完了します。

届出様式は以下、厚生労働省のウェブサイトからダウンロードしてください。

届出方式と届出書式
※  「(1) 雇用保険の被保険者である外国人に係る届出」の、「資格取得届」の書式を使用して届出が行えます。

■ 届出期限


「外国人雇用状況報告届出書」は雇い入れ日の翌月末日まで「雇用保険被保険者・資格取得届」は雇入れ日(入社日)の属する月の翌月10日まで、「雇用保険被保険者・資格喪失届」は離職日(退職日)の属する月の翌月10日までが届出期限となっています。

 

③ 年金事務所への届出


年金事務所への届出については、健康・厚生年金保険の被保険者となる場合は、通常の日本人社員と同様に、雇入れ日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険資格取得届」の提出に加えて、「厚生年金保険被保険者ローマ字氏名(変更)届」を併せて届出ます。

詳細および届出様式については以下の日本年金機構のウェブサイトで確認してください。

従業員を採用したとき 
ローマ字で氏名を登録(変更)するとき 


3.外国人社員が退職したときに会社が行う届出 


外国人社員が退職したときに、雇用主は、出入国在留管理庁・所管のハローワークおよび年金事務所に対して、それぞれ以下の届出と手続きを行います。


① 出入国在留官庁への届出


 
このページで解説している、入管庁に対する届出は、2012年に導入された、新しい外国人在留管理制度の下、外国人が以前勤務していた会社から新しい会社に転職したり、外国人を雇用した事業所が行う受入れに関する届出など、様々な事実関係事項を報告する届出のことを指します。

この届出については、以下、法務省のウェブサイトで確認してください。

 知っておきたい!!在留管理制度あれこれ
 在留カード等に関する手続案内について  


ちなみに、新しい在留管理制度では、たとえば、外国人が転職した場合には本人がその事実を入管庁に対して届け出なければいけませんが、雇用主に対しても、その外国人(留学生アルバイトも含む)を採用し、雇用開始したとき、また外国人の雇用を終了(外国人が退職)したときには入管庁に加えて、所轄のハローワークへ届け出ることが義務けられています。
 

出入国在留管理庁に対する届出は、対象の外国籍従業員が退職したときに、「中長期在留者の受入れに関する届出(受入れの終了)」を最寄りの出入国在留管理局に持参するか、東京出入国在留管理局の担当窓口に郵送またはインターネットのいずれかの方法で行います。

届出様式のダウンロードや郵送先・オンラインによる届出については以下の法務省・ウェブサイトで確認してください。

「中長期在留者に関する届出」

出入国在留官庁・電子届出システム 
※  所属機関(雇用主)が行う届出については、事前の利用者登録(入管窓口)が必要ですので、ご注意ください。 

■ 届出対象者

就労資格の在留資格(芸術・宗教・報道・技能実習・特定技能を除く)および研修の在留資格を持つ外国人従業員


■ 届出期限

対象外国人の
受入れを終了した日(退職日)から14日以内

雇用主企業がこの届出を怠った場合、2021年4月現在、罰則等はありませんが、将来外国人を雇用するときに申請する、別件の就労ビザ申請や、すでに雇用している外国人社員の就労ビザ更新に関して影響がないとはいえません。

したがって、届出対象者の受入れを終了(退職)したときには、必ず漏れのないように届出を行ってください。

 

② ハローワークへの届出


ハローワークに対する届出も義務化されており、届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金の対象となります。

 


外国人雇用状況の届出 (厚生労働省)

入管庁への届出同様、外国人社員の退職にあたっては、以下の対象者に関して届出を行います。

■ 届出対象者


基本的に、日本国籍を有しない全ての外国人従業員が届出対象となりますが、在留資格「外交」、「公用」、「特別永住者(在日韓国・朝鮮人等)」は届出の対象外です(届け出不要)。
 

また、ハローワークへの届出は、本人の雇用保険の加入の有無によって、次の届出を行います。

● 雇用保険に加入していなかった社員の場合

雇用保険の適用条件を満たさず加入していなかったパートタイマー(31日以上の雇用見込みがなく、1週間当たりの所定労働時間が20時間以下)や、全日制の大学などに通学する留学生、ワーキングホリデー中のアルバイト社員が該当します。
これらの外国人が退職した場合は、事業所を所轄するハローワークに対して、外国人雇用状況届出書を提出します。

届出方法や書式は、以下、厚生労働省のサイトからダウンロードしてください。

外国人雇用状況の届出について
  届出方法と届出書式 (厚生労働省ウェブサイト)

※「(2) 雇用保険の被保険者ではない外国人に係る届出」 にアップされているエクセルまたはPDF版の書式を使用し届出書を作成できます。

● 雇用保険に加入していた社員の場合


「技術・人文知識・国際業務」など就労系の在留資格を保持して、フルタイムで働く外国人社員がこのケースに該当します。通常の日本人社員同様、退職時に雇用保険の資格喪失届を提出することで、会社の届出義務は完了します。
届出様式は以下、厚生労働省のウェブサイトからダウンロードしてください。

届出方式と届出書式
※  「(1) 雇用保険の被保険者である外国人に係る届出」の、「資格喪失届」の書式を使用して届出が行えます。

■ 届出期限


「外国人雇用状況報告届出書」は退職日の翌月末日まで、「雇用保険被保険者・資格喪失届」は離職日(退職日)の属する月の翌月10日までが届出期限となっています。


③ 年金事務所への届出

年金事務所への届出については、健康・厚生年金保険の被保険者となる場合は、通常の日本人社員と同様に、退職日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険資格喪失届」を提出します。

詳細および届出様式については以下の日本年金機構のウェブサイトで確認してください。
従業員が退職、死亡したとき 



4.外国人社員本人が行う届出



これまで解説してきた、雇用主企業による届出とは別に、外国人(中長期在留者)本人に対しても、居住地の市区町村役場に対する住居地変更などの基本的な届出に加え、主に出入国在留管理庁に対して、以下のような届出が義務付けられています。
 

  • 活動機関に関する届出 (所属機関に入社したとき/所属機関を退職したとき)
  • 契約機関に関する届出 (所属機関に入社したとき/所属機関を退職したとき)
  • 活動機関の名称変更・所在地変更・消滅の場合の届出
  • 契約機関の名称変更・所在地変更・消滅の場合の届出
  • 配偶者に関する届出 (「家族滞在」、「日本人の配偶者等」、「永住者の配偶者等」が配偶者と離別・死別した場合の届出)


これら外国人本人が行う届出に関しては、雇用主が行うものと異なり、怠った場合に、在留資格の取消し・退去強制などの罰則が設けられています。

しかし、外国人本人の中には、このような入国管理に関する知識に乏しく、やらなければならない届出を意図せずに、怠っているケースも散見されるため、雇用主としては、会社が行う届出はもちろん、本人についても届出義務を果たしているか常に注意深く見守っていく必要があるでしょう。

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