初めての外国人雇用◆募集から入社後の労務管理To Do リスト

深刻な労働力不足とビジネスのグローバル化によって、国内・海外在住問わず優秀な外国人であれば雇用してみたいという企業が増えています。

そんな中、これまで外国人を雇用した経験がない企業の中には、外国人労働者の募集方法に始まって、就労ビザの取得手続きや、その後の賃金の支払い方法などを初めとする人事労務管理に、大きな不安をお持ちの皆様が多いのではないでしょうか。当事務所でも、

• 海外進出のために、優秀な外国人を雇用したいが、募集方法から就労ビザの取得方法、入社後の雇用管理まで何からどう手をつけていいのか全くわからない。

• 外国人を雇用するには日本人従業員と違う、とても複雑で特別な手続きや税務や労務管理が必要なのではないか。

というご相談を多くお受けします。

当事務所ではこのようなご相談をいただいた場合、先ずは以下のようにご説明しています。

外国人を雇用する流れや手続き自体は特別難しいことはありません。

労務にしろ、税務にしろ、日本人の従業員の方に対するものと多少対応が異なる部分はありますが具体的な手続きは慣れてしまえば大変ではありません。  

ただし、外国人を雇用すること自体は簡単でも、大変なのは採用したその後です。

外国人に能力を最大限に発揮させ、会社の戦力になってもらう、また、労使間のトラブルを発生させることなく、継続して勤務してもらうためには、会社が外国人との労使関係を常にケアし続けていくことが重要です。

採用後のアフター・フォローを、ときに日本人に対するよりも、より細やかに行うことが外国人雇用成功のポイントではないでしょうか。

たとえば、自分たち日本人がまったく法律や商慣習、労働慣行もわからない外国で労働し生活をすることを考えてみれば、外国人が労働条件・就労ビザの問題など、わからないことだらけの中、日本で働き、生活するということが、どれだけ大変なのか簡単に想像できると思います。

そういった外国人労働者が抱える、たくさんの不安を雇用主である企業の皆様が一つ一つ取り除き、その人の持つ能力を最大限、会社のために発揮してもらう…そのための努力を惜しまない会社こそが外国人雇用で成功する企業になりえるのだと、これまで様々な企業をサポートさせていただいた経験を通して、私はそう確信しています。

今後も、少子高齢化・人口減少により日本の労働人口はますます減り続けます。

今後は、年間数十万人もの外国人労働者を雇用し続けなければ日本経済は立ち行かないといわれています。

実際、すでに外国人社員がいなければ、事業が立ち行かなくなっている企業は多いのではないでしょうか。

そのような企業のサポートをさせていただくため、当事務所では就労ビザ申請の代行手続や、外国人労働者に対する人事労務管理のサービスを提供しております。

このページでは、初めて「外国人を雇用しよう」と思い立った企業様のために、外国人の募集から入社後の雇用管理について、どのようなことを行えばよいのか、簡単に流れをまとめているので参考にしてください。

また、後述の解説内容を１ページにまとめたフロー・チャートも掲載しています。こちらでも外国人採用の流れの概要を確認してください。

外国人を募集する場合は以下の方法があります。

外国人の募集方法・雇用契約の締結フロー・就労ビザの取得方法については、初めての就労ビザの取得方法のページに詳しく記載してありますのでそちらをご覧下さい。

日系の新聞の他にも、以下のような外国語の新聞や雑誌のポータルサイトから募集を行うことができます。

外国人留学生を多く抱える専門学校・大学・大学院は、彼らの日本での就職をサポートしています。そのような教育機関の就職課にコンタクトし、求人を出したり、日本での就職を希望している優秀な学生の情報を得ることは、効率的な外国人雇用の成功につながります。

以下は、外国人対象のハローワークです。

外国人を専門に人材紹介を行っており、これらの機関では、外国人を雇用したい国内企業と、日本で就職を希望する外国人のマッチングを目的としたジョブ・フェア（就職説明会）なども頻繁に行っています。このようなイベントに参加して、優秀な外国人材を採用することも可能です。

バイリンガルや外国人を中心に人材紹介を行っているコンサルティング会社は数多くあります。 それぞれの人材紹介会社ごとに、強みとする分野（職種・業界・外国人の出身国別など）があるので、会社が求める条件にマッチした人材紹介会社を選択することが重要です。

ソーシャルネットワークサービス(SNS)を利用して、求人行う企業も一般的になりました。

特に、語学が堪能な日本人や、海外から日本での就職を希望する外国人などはSNSでの求人を注意深くチェックしているようです。

語学力を備えた優秀な人材や、専門知識を持つ外国人の採用を考えているのであればSNSを利用するのも一つの方法です。

採用する外国人が特定し、具体的な職務内容が決まったら、まず、その外国人が日本国内にいる場合は、現在持っている在留資格の確認をしましょう。

在留資格とは、外国人が日本に在留するために必要な「滞在資格」であると考えるとわかりやすいかと思います。

2022年7月現在、全部で29種類（「短期滞在」含む）あり、基本的に、日本に３か月以上在留している外国人は全て、29種類の内いずれか1種類の在留資格を持って日本に在留しています（仮放免・仮滞在者など一部の例外は除く）。

在留資格については、就労ビザの基礎知識、在留資格の確認方法は、就労ビザの取得方法のページをご覧下さい。

すでに国内にいる外国人を採用する場合、彼らが持っている在留資格（個別の在留資格ごとに従事できる活動内容、すなわち就職できる職種が決まっています）と、御社で従事させる予定の職務内容・職種に違いがある場合、採用予定者の在留資格を、採用後の職務内容に該当する在留資格に変更する手続きを行わなければいけません。

一方、海外にいる外国人を日本に呼び寄せて雇用する場合にまず行うことは、採用後に従事させる職務内容と、本人のこれまでの職歴や学歴を正確に確認することです。

外国人が、働くことを目的として日本政府から付与される在留資格は、「19種類」あります（2022年7月現在）。

ちなみに、在留資格のことを世間一般ではビザ（日本語では「査証」）と呼ぶことも多いのですが、入管法（出入国管理及び難民認定法）で定義されている、ビザ（査証）と在留資格は全く別のものです。

ただし、このサイトでは、読み手の皆様の理解に資するため、便宜上、在留資格＝（就労）ビザとして解説しています。
※  就労ビザについては、就労ビザの基礎知識のページもご覧下さい。

在留資格に話を戻すと、外国人は基本的に、上述の19種類のいずれかの在留資格を取得しなければ、日本で働くことはできません。

入管法において、「19種類」の就労ビザ（在留資格）には、それぞれ取得するための要件（従事する職務内容に関連する専門科目を専攻して大学などを卒業していることや、従事する職務内容における10年以上の職務経験など）が細かく決められています。

外国人が希望の就労ビザを取得するためには、それらの、入管法で規定されている要件全てを満たしていることが必要で、満たしてない場合は、許可がおりることはありません。

したがって、雇用契約を結ぶ前に、採用する外国人の学歴や職歴が要件を満たしていて、就労ビザを取得できる可能性があるかどうか、確認しておく必要があります。

各種在留資格についての詳細は、就労ビザの基礎知識をご覧下さい。

といっても、入管法は法律ですから、細かい部分は私たちのような専門家ですら条文を読んでも、正確に詳細を理解するのが難しい内容のものもあります。

ましてや、通常入管法など読み慣れない企業の皆様にとっては、尚更わかりにくく、理解に苦しむ内容も多いのではないかと思います。

そのような場合には、直接電話あるいは対面で所轄の出入国在留管理局や、出入国在留管理庁が開設している外国人在留支援センター／FRESCの窓口に尋ねる、または私たちのような入国管理業務を専門としている行政書士や弁護士などに判断・アドバイスを求めるほうがより効率的です。

外国人本人と直接、入社後の賃金を始めとした労働条件についてよく話し合い、この時点で書面による雇用契約を結んでおきましょう。

初めて外国人を雇用する企業、特に中小企業の場合、ついつい、日本人の従業員に対するのと同様に考えてしまいがちで、書面による雇用契約書は後回しにするか、または締結しないという事例があるようですが、これは絶対に避けたほうがいいでしょう。

日本と海外では法律や労働慣行に違いがあるので、お互いに悪気はなくても認識の違いから、後々労使トラブルが起こることは珍しくありません。

特に海外は、日本以上に書面による契約書を重視する国が多いので、契約書は採用後、予期しないトラブルが起こったときに労使双方にとって有効な証明書になるものです。

必ず外国人労働者とよく話し合い、双方合意の上で取り交わしてください。

なお、雇用契約書や労働条件通知書などを、従業員に書面（ファックス・電子メール・フェイスブックなどソーシャルネットワークサービスの活用も可）で交付することは労働基準法において、日本人に対するのと同様、外国人に対しても義務化されています。

したがって、雇用契約書などの交付を行っていなかった場合、責任は全面的に企業にあります。

また、上述のように、労働条件について、後々の「言った、言わない」の労使トラブルを未然に防ぐためにも、雇用契約書において、入社後の賃金を初めとした労働条件を労使双方で確認し、双方のサイン・押印がされた原本を保管しておく必要があるのです。

その際には、雇用契約書は、外国人が理解できる母国語や英語などの標準的な言語で作成するか、または、日本語の原文に添えて翻訳文も併せて交付するなどの配慮が必要です。

なぜなら、外国人が読めない言語だけ（日本語がわからない場合など）で作成・取り交わされた雇用契約書に関して、もしも将来、労使トラブルが発生した場合は、その雇用契約書の法的効力が否定されてしまう（その雇用契約が無効となる）可能性があるからです。

当事務所では雇用時の雇用契約書と英文翻訳のサービスを行っています。
英文雇用契約書のサンプルなども記載している、英文雇用契約書の作り方と配布 のページをご覧ください。

当事務所では、就労ビザの取得判断から申請手続きの代行、雇用契約書や就業規則などの翻訳業務および人事労務相談まで、外国人雇用管理業務をトータルでサポートしています。

初めての就労ビザ取得手続きについては、就労ビザ取得方法のページをご覧下さい。

採用予定の外国人社員に関して、実際に就労ビザが取得できる可能性があるかなどの診断に関するご相談は、以下リンク先をご覧いただき、お電話かメールでご相談下さい。

初回のお電話やメールによるお問合せ、正確なビザ取得可能性に関する判断を行う面談相談を無料で対応しております。

以上の全ステップが完了し、就労ビザを取得できたら、御社への入社が可能となります。必要に応じて受入準備を整えましょう。たとえば、

などが考えられます。

外国人が来日して、何より一番初めにやらなければいけないことは、

その他、入社後の外国人雇用管理について必ず発生する事柄として下記のようなものが考えられます。

詳細は、就労ビザ申請以外にもある！ 出入国在留管理庁やハローワークに対する様々な届出  のページをご覧ください。